Cuidado con la planificación para gestionar tu tiempo. Hoy resulta muy difícil, si no imposible, de cumplir

Hay personas perseverantes que tratan de gestionar su tiempo y, para ello, se esfuerzan en planificar sus futuras tareas pensando, a mi entender erróneamente, que de este modo obtienen el control sobre lo que piensan y quieren hacer próximamente o, incluso, en un futuro relativamente cercano. Es decir, su intención es anticipar la decisión sobre lo que quieren hacer para tratar de fijar el cuándo.

Tradicionalmente, al planificar se realiza un ejercicio en que, tras pensar sobre algunos trabajos pendientes, algunas personas tratan de ajustarlos a base de situarlos dentro de un calendario o una agenda de manera aleatoria con horas, días, incluso semanas de antelación, y siempre pensando ingenuamente que, cuando llegue ese momento, trabajarán sobre ellos para completarlos. También se tiende a hacer mediante la idea de elegir uno, dos, tres, o cuatro trabajos, seguramente importantes, con un propósito parecido consistente en tratar de hacerlos al día siguiente. Los más optimistas incluso los fijan ya, para completarlos a primera hora de la mañana.

Para alimentar esta planificación hay ciertas personas que rebuscan en su cabeza lo que recuerdan que tienen pendiente de hacer, escarban entre sus papeles, sus post-it, sus apuntes o en el correo electrónico, donde esperan “inspirarse” para resolver esas cosas con las que se han comprometido. Pero muy probablemente serán conscientes de olvidar algunas otras tareas, por lo que permanecerán en un estado de estrés constante a pesar de tratar de planificar su trabajo. También existen quienes, para planificar, previamente tratan de mantener largas listas de trabajos pendientes, donde van apuntando lo que saben o piensan que quieren hacer.

Intentar predecir el futuro es como intentar conducir por un camino rural por la noche sin luces mientras miras por la ventanilla trasera” Peter Drucker.

Sin embargo, si se analiza cada recordatorio que aparece en esas planificaciones, la mayoría de lo que en ellas se encuentra no son tareas a realizar, sino que son trabajos indefinidos. Es decir, resultados que se esperan o se quieren lograr, pero sobre los que no se tiene ninguna claridad ni concreción acerca de lo que habría de hacerse para llevarlos a cabo o, en su caso, para poder dar por finalizado cada uno de los compromisos adquiridos.

Como ejemplo, te voy a pedir por un momento que reflexiones sobre ese correo electrónico que has recibido a lo largo de cualquier día. Nada más recibirlo y, como has visto el aviso que te ha mandado la aplicación que usas para gestionar tus correos, te has puesto a leerlo con prisa, como casi siempre ya que, desde hace mucho, lo que no te sobra es tiempo para leerlos con calma.

Probablemente no has sido consciente de que, a pesar de tu falta de tiempo, tu impulso, es decir, tus hábitos, te han llevado a reaccionar ante un estímulo externo, y has permitido, sin darte cuenta ni meditar sobre sus consecuencias, que otra persona te haya provocado una distracción y una interrupción en tu trabajo.

Así, mientras tus ojos corrían casi en diagonal por las frases del correo, tu cabeza parecía incapaz de pensar sobre la información que le llegaba. Tienes tantas cosas pendientes de hacer, que no tienes ni tiempo de pensar en lo que te ha llegado. Por eso, acabas resignándote y diciendo: Puuuffff… ya lo leeré más tarde…”. Eso sí, con la sincera intención de leerlo con calma y de, si es importante, planificar para solucionarlo más adelante; lo marcas como no leído y dejas que, mientras tanto, duerma en la bandeja de entrada, hasta que llegue el momento en que le puedas dedicar un poco de tu atención para leerlo y, con un poco de suerte, poder darlo por finalizado quitándotelo de encima.

En realidad, como este correo tienes unos cuantos más pendientes de leer; sobre ellos sólo sabes con certeza que debes hacer algo, pero ignoras qué. Además, sobre tu mesa pululan otros papeles, otros trabajos indefinidos similares al correo citado y con los que te ocurre lo mismo. Más de lo mismo. En fin, por poco que pienses sobre todo lo que tienes pendiente, cobrarás conciencia de que, en realidad, estás rodeado de trabajos sin definir y eso, por desgracia para tu trabajo y tu tranquilidad, tiene sus consecuencias. Y también, para lo que normalmente se entiende por planificación tradicional.

El trabajo más importante de un trabajador del conocimiento es definir su propio trabajo” Peter Drucker.

Aquí es donde radica uno de sus verdaderos problemas y es la razón de su reiterado incumplimiento. Es decir, insistiendo en lo que había dicho al principio, tratar de fijar con criterios subjetivos lo que se quiere hacer más adelante, incluso cuando ese plazo tan solo sea de 24 horas, es tratar de controlar un futuro que es desconocido a todas luces. Es obvio que, quien así planifica, lo que trata es de anticiparse a los acontecimientos venideros en la creencia de que va a poder ignorarlos, queriendo creer que tratar de realizar algo sin conocer si lo que va a suceder, le va a permitir cumplir con lo planificado. Por supuesto, cuanto mayor sea este plazo, menor será la probabilidad de cumplir con lo habíamos pensado hacer a causa de lo cambiante que resulta el trabajo hoy en día.

Es decir, actúas con mucha ilusión y fe esperando que el destino sea generoso contigo y no te llegue trabajo nuevo, o deseando que no se te vuelva imperante y desesperadamente necesario atender alguno de esos trabajos abandonados, y que cualquiera de estas posibilidades no desbarajuste tu intención de cumplir con lo planeado.

Pero el destino, al que también puedes llamar futuro, tiene muy mala baba, y posee la mala costumbre de jugarte malas pasadas reiteradamente, casi todos los días. Porque, muy a tu pesar, los trabajos indefinidos te siguen llegando uno tras otro sin parar, lo mismo que ocurre con las distracciones, las interrupciones y las temidas urgencias.  Sin ningún respeto hacia tu meditada planificación. Incluso, es probable que alguno de esos trabajos que habías olvidado en la bandeja de entrada de tu correo, o entre tus papeles, o en alguna lista de tareas o en tu mala memoria, se active en cualquier momento y te tengas que poner las pilas para tratar de resolverlo a toda prisa, de manera inmediata y pasando, por supuesto, por encima de lo que tenías planificado para este momento.

La vida se debe vivir hacia delante, aunque se entiende hacia detrás” Soren Kierkegaard.

El resultado es que hoy también acabas decidiéndote a olvidar tu planificación pues, prácticamente desde el minuto cero de tu jornada laboral, empiezas a dedicarle la atención a cualquier cosa menos a lo que figuraba en tu agenda, calendario o en esa lista con la selecta elección de tareas prioritarias. “Bueno…, te dices, no pasa nada, lo traslado a mañana, que seguro que sí lo hago“. Pero el futuro incierto sigue estando ahí, día tras día y, a pesar de ello, tú continúas tratando de pensar que por poner algo en la agenda o en esa lista te vas a inspirar para actuar, el destino va a ser benévolo contigo y te va a conceder una tregua. Pues no.

Tratas inútilmente de fijar el deseo de hacer algo en un futuro sin tener en cuenta unas realidades con tanto peso en tu psique, en tu día y en tu trabajo, que no te das cuenta de que siempre fracasas en tu intento y que eso mismo te frustra, te desanima, aunque, por raro que parezca, lo sigues intentando.

Si tienes gran parte de tu trabajo por definir, una de las primeras cosas que deberías hacer es pensar sobre tu trabajo para definirlo. Ten por seguro que cuando veas delante de tus ojos uno de estos compromisos, y por mucho que lo hayas planificado con antelación, si no tienes muy claro por dónde empezar y por dónde continuar, tu propia mente te pondrá mil excusas para elegir otra cosa más fácil de realizar y, así, incumplir con tu planificación.

Hay otro hecho que es evidente, y es que, si no sabes, si no has aclarado, si no has pensado sobre tu trabajo pendiente, no sabrás cuánto tiempo necesitarás para hacerlo. Por tanto, planificarlo es un inútil intento de predecir y acotar en un espacio de tiempo hechos inciertos y desconocidos de los que, seguro, no sabes cuánto tiempo vas a necesitar para solventarlos. Entonces, dentro de tu planificación ¿por qué les asignas, al tuntún, un tiempo para completarlos?

Planificar, para gestionar el tiempo es un ejercicio inútil y con poco recorrido. Además, es un esfuerzo, para quien lo hace, que tiene muy pocos resultados positivos. En entornos volátiles y cambiantes es muy poco realista tratar de predecir lo que vas a hacer en el futuro. Es mucho más efectivo apoyarte en un sistema que te permita tener un inventario completo de todos tus compromisos pendientes para poder elegir de entre todos ellos, siempre, el que mejor puedas hacer en cada momento.

 

José Ignacio Azkue

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