La mente es estúpida, al menos si hablamos de cómo gestiona nuestra productividad

De entre todos los animales que pueblan la tierra no hay duda de que la mente humana es la más desarrollada de todas, la más inteligente. Sabemos que dista mucho de ser perfecta y que, pese a su desarrollo y potencia, falla estrepitosamente cuando de lo que se trata es de gestionar con productividad y eficacia nuestros compromisos.

La memoria es como un mal amigo; que cuando más falta te hace, te falla. Nos hace muy malas jugadas, como que se nos olviden las cosas que tenemos pendientes de hacer, lo que casi siempre tiene sus consecuencias. La mente es bastante estúpida. De lo contrario, nos recordaría las cosas cuando pudiéramos hacer algo por ellas, pero no lo hace. En muchos casos nos las recuerda cuando, precisamente, no podemos.

Sabemos que podríamos engañar prácticamente a cualquiera, pero a nuestra propia mente no; ella sabe que hemos adquirido compromisos, pero no nos ayuda de manera inteligente a cumplirlos. Los olvida, los esconde y los pierde por no sabemos qué lugares de nuestra psique y los sacará a relucir cuando menos lo esperemos y en muchas ocasiones cuando la ocasión sea más inoportuna.

“Recuerdo lo que no quisiera, y no puedo recordar lo que quisiera”. Cicerón, Marco Tulio 

Veamos lo que ocurre con nuestra mente con un ejemplo imaginario con el que creo que más de uno se puede sentir identificado.

Supongamos que de noche, después de cenar, estamos un rato viendo la televisión de manera relajada y, al querer cambiar de canal, nos percatamos de que el mando a distancia no funciona. Las pilas, se han acabado y pienso: mañana compro unas al salir del trabajo.

Al día siguiente, tras un duro comienzo como casi todos los días, después de solucionar las reclamaciones de dos clientes y aguantar las quejas diarias de mi compañero de departamento, me cruzo en el pasillo, cuando iba a tomar un café, con el jefe de compras. Me pide, como siempre con amabilidad, que le remita lo antes posible el informe sobre el material X que tan mal resultado había dado en la última compra. Evidentemente no me puedo negar, y le prometo que en cuanto me siente de nuevo ante el ordenador, se lo mando.

De vuelta al despacho recibo la llamada de mi mujer, que me pide que pase por el hipermercado para comprar comida para la mascota. Cómo no, si además tengo que pasar a por pilas; no hay problema.

¿Qué tenía que hacer…? Ah sí el informe…

Cuando llego a mi despacho enciendo la pantalla, introduzco mi clave y veo que me han llegado 10 correos. Maldita sea. Me pongo a resolver el segundo de ellos, que es de mi jefe y que además no voy a tardar nada. Para cuando me doy cuenta, mi agenda electrónica me anuncia que tengo la reunión del grupo comercial en 15 minutos. Dejo los correos, recopilo a toda prisa los informes y me voy a la reunión corriendo a ver si hoy llego puntual.

Y así toda la mañana. Por la tarde, entrevista con un cliente; mientras discutía con él unos precios, constantemente me venía  a la cabeza el informe que debía haberle mandado esta mañana al jefe de compras. Al volver a la empresa, más malditos informes, más papeleo, igual que todos los días.

Por fin, con dos horas de retraso, salgo del trabajo. De camino a casa, compro la comida de la mascota en el centro comercial y al pagar su precio a la cajera, me acuerdo que le tenía que haber explicado en la reunión de la tarde al cliente, la mejora que hemos incorporado a nuestro producto. Maldita sea, se me ha olvidado, pienso mientras veo con indiferencia que a mi izquierda hay un panel lleno de pilas.

Nada más entrar en casa y como un flash en mi cerebro, visualizo las estanterías que acabo de ver en el hipermercado lleno de pilas, pero que no he comprado porque ni me he acordado. También caigo en la cuenta de que no le he remitido el informo al jefe de compras, porque mi mente me la ha vuelto a jugar hoy también, por enésima vez.

“No guardes nunca en la cabeza aquello que te quepa en un bolsillo”. Albert Einstein

La solución a este problema de nuestra inteligente mente es muy sencilla. Basta con tomar nota de cada compromiso que aceptes, sea tuyo o ajeno. Estés en la situación en que estés: mientras estás ocupado en alguna tarea, mientras que estás relajado, o descansando, mientras que estés con tu familia o discutiendo con un cliente. Es muy útil porque te permitirá hacer un seguimiento posterior de lo que acabas de capturar y dejará de molestarte en tu mente.

Además, y a posteriori, te resultará muy útil para hacerte una idea del volumen de cosas a las que tarde o temprano nos tendremos que enfrentar o rechazar.

Saber con claridad cuáles son tus compromisos abiertos, te permite escoger mejor y objetivamente cuál será el siguiente al que te vas a enfrentar.

Tu mente, por muy portentosa que sea tu memoria, no es buena recordando compromisos pendientes. La prueba es que se te olvidan muchos de ellos, y esto te afecta negativamente. En el mejor de los casos te provocará estrés y probablemente quedes mal ante alguien. Cualquier sistema o método externo para recoger esos compromisos que tu memoria  no gestiona bien, es la más efectiva y mejor solución para ese desagradable problema.

Si tenemos ese sistema de capturar nuestros compromisos, comprobaremos felizmente que nuestra mente sí está capacitada, y además de manera excepcional, para ver cómo podemos resolver lo que hemos capturado y  para ver la información de que disponemos, o que tarde o temprano vamos a necesitar sobre ese asunto. Esto será así porque ahora veremos cada uno de ellos de manera racional, eliminando gran parte de la carga emocional y psíquica que pudiera traer cuando llegó a nuestra cabeza.

De no hacerlo así, trataremos simplemente de recordarlo todo o casi todo en nuestra memoria, y como resultado obtendremos un sistema menos fiable y muy poco eficaz. Además este camino nos llevará  a actuar de manera irracional a la hora de trabajar, pues es más que probable que siempre elijamos la última cosa que nos ha llegado en detrimento de otras, tal vez más importantes, y desaprovecharemos la capacidad de nuestro cerebro de analizar lo que en realidad deberíamos hacer. Nos dejaremos llevar por aspectos tales como la carga emocional con la que llegue el último asunto, que con toda probabilidad nos cegará nuestros ojos y nuestra mente para elegir racional y objetivamente que debemos hacer.

 

José Ignacio Azkue   

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