El e-mail, las interrupciones, las reuniones, ¿pero cuándo trabajamos?

Recientemente he leído un informe que realmente resulta desmoralizante y demoledor. Además, indica una tendencia que desde hace unos años se estaba intuyendo: la productividad del trabajador del conocimiento está disminuyendo de forma alarmante. 

Lo preocupante es que desde los departamentos responsables de que esto no ocurra y en general desde la propia dirección de la empresa, este tema se ignora y realmente se dedica poco esfuerzo a prevenirlo y mejorarlo. La razón puede ser que no se ha identificado el coste económico y de oportunidad que esto conlleva.

Este informe venía a decir que se dedica cerca del 28% de la jornada laboral a recibir y contestar el correo electrónico. Se producían más de 50 interrupciones al día y que aproximadamente le dedicábamos unas 30 horas al mes a reuniones improductivas que no servían para nada.

Si calculamos el tiempo que significa esto, nos podemos llevar una gran sorpresa. Supongamos una jornada laboral de 8 horas. Que cada interrupción solo son dos minutos (aunque pienso que esta cantidad es pequeña comparada con la realidad) y que un mes tiene 20 días laborales. Si hacemos el cálculo esto nos da: 5 horas y 25 minutos.

¿Pero cuándo trabajamos?, ¿cuánto tiempo le dedicamos al trabajo por el que se supone que nos pagan?, ¿cuánto supone en euros este tiempo todos los días al final del año?, ¿qué pasaría si tan solo dedicamos un 25% de esas 5 horas y 25 minutos a temas realmente productivos?, ¿cuánto ganaría la empresa?, y para el trabajador ¿qué supondría en cuanto a reducción de estrés, ansiedad y de mejora de su motivación?

Podríamos seguir haciéndonos preguntas, pero este dato solo significa claramente tres cosas:

Usamos y gestionamos mal el correo electrónico. Sea cual sea el gestor que usemos: Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird, Lotus, etc… lo utilizamos mal, no conocemos la herramienta, ni cómo gestionar, probablemente porque nadie nos lo ha explicado lo que en ella se produce.

La cantidad de interrupciones indica claramente que tenemos hábitos reactivos, es decir, reaccionamos anta cualquier situación e imprevisto que nos suceda y trabajamos más en función de las necesidades de otros, que de las nuestras.

En cuanto a las reuniones, ese gran problema sin solucionar en las empresas, denota una falta de claridad a la hora de saber: qué son, para qué son, bajo qué condiciones se deben celebrar, quiénes deben de asistir, cómo se deben moderar, y un largo etcétera de cuestiones que se obvian y dan como resultado una gran pérdida de tiempo, una gran insatisfacción por parte de los asistentes, una mala utilización de una herramienta de trabajo, y al final, un sentimiento negativo ante una herramienta que si está bien gestionada, tiene un gran potencial para el desarrollo de las personas y de las organizaciones.

Con poco esfuerzo se podría solucionar gran parte de este dispendio. no son necesarias ni grandes inversiones, ni grandes esfuerzos, ni grandes cambios. Solo se necesita identificar el problema y tener ganas de mejorar.

Y a ti, ¿te pasa esto?. Si respondes que sí ya has identificado el problema, ahora te falta el tener ganas de solucionarlo y ponerte a ello.

 

José Ignacio Azkue
 

 

13 comentarios
  1. Francisco López Coach
    Francisco López Coach Dice:

    Efectivamente los robatiempos actúan de manera sutil pero eficaz en nuestro día a día. Lo importante es saber identificarlos, reconocer el perjuicio que genera en nuestra eficacia diaria e ir un poco más a llá. ¿A que me refiero?. Si esos 20 o 30 minutos que desaprovechamos diariamente, los utilizáramos al 100% no sería necesario quedarnos hasta más tarde y podríamos apuntarnos a clases de inglés, jugar una partidita de padel con los amigos o ayudar a nuestros hijos a hacer los deberes. Ayudaríamos a la dirección y al resto de compañeros a entender que “quedarse hasta más tarde no es por que seamos más fieles a la empresa sino porque no sabemos gestionar nuestro tiempo con eficacia”. Es como digo yo, somos europeos pero Europa no ha entrado en nosotros.
    Gracias por tu artículo

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  2. Depro consultores
    Depro consultores Dice:

    Tiene mucha razón Francisco. debemos ser conscientes de lo que nos provoca el tener hábitos reactivos. Reaccionamos ante cualquier cosa y perdemos una gran cantidad de oportunidades y si se analiza es un coste muy grande para las organizaciones. Mucha gente cae sin darse cuenta en la trampa de la actividad. El hacer no significa nada si lo que hacemos no nos lleva a donde queremos llegar. Por tanto tenemos que preocuparnos de nuestra perspectiva, dejar de hacer muchas cosas para poder centrarnos y focalizarnos en nuestros objetivos. Solo así mejoraremos nuestra productividad. Un saludo y gracias por tu aportación.

    José Ignacio Azkue

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  3. Adrian
    Adrian Dice:

    Tiendo a pensar que todo ese rato perdido y poco fructífero es el que provoca salir tarde del trabajo, y como dice el comentario superior, evita que podamos hacer mas cosas mas allá de la jornada laboral. La gestión del tiempo es toda una ciencia que poca importancia le hemos dado en España. Tampoco he entendido nunca tener una 1:30h para comer. ¿No compensaría mas no tenerla y salir antes? Es posible que además fuéramos mas productivos. Según tengo entendido en otros países la jornada laboral es inferior y son mas productivos. Si me equivoco te invito q corregirme será un placer recibir tu feedback. Saludos

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  4. Depro consultores
    Depro consultores Dice:

    Estoy completamente de acuerdo contigo Adrian. Además de impedirnos hacer un montón de cosas nos hace perder perspectiva con lo que primero que abandonamos son nuestras áreas de responsabilidad y nuestros objetivos. Consecuencia resultados peores, más estrés, peor motivación por no hablar de desmotivación, caemos en la multitarea al tratar de cubrir varios frentes, en fin nos convertimos en verdaderos bomberos apagando todo el día incendios. Las empresas y las organizaciones parece que no se han dado cuenta del problema. Sus trabajadores del conocimiento no rinden lo que debían. El coste de esto es abrumador, pero como no lo han analizado, no le ponen solución.
    Ya que me pides feedback, te diré que considero un error hablar de Gestión del Tiempo. Estas técnicas hace años que han quedado obsoletas. no fueron ideadas para resolver todos los imputs y la velocidad con que cambia el día en la actualidad. No dan respuesta a como gestionar el -mail, las reuniones, los imprevistos, las urgencias. Cuando se empezó a hablar de Gestión del Tiempo no existía ni el correo electrónico.
    Te recomiendo que pienses en gestión de tareas y gestión de tu atención. Muchas gracias por tu aportación. Un saludo

    José Ignacio Azkue

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  5. Joanna
    Joanna Dice:

    Y que hacemos si el equipo se da cuenta que nuestro jefe pierde el tiempo y nos retrasa esperando la respuesta de un superior para abordar el problema.

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Trackbacks y pingbacks

  1. […] toda su atención a la tarea que han decidido realizar en ese momento. Y su reto  será dejar de lado las otras preocupaciones o situaciones que le rondan por la cabeza. Un empleado que rinda con su capacidad y atención plena […]

  2. […] del conocimiento? Pues bien: hoy en día le dedica el 28% de su jornada al correo electrónico. Tiene más de 50 interrupciones cada día. Ni sabe las horas que le dedica a esas reuniones de trabajo a las que nadie querría asistir, […]

  3. […] móvil y al desarrollo de las redes sociales. Como consecuencia, estás en condiciones de recibir correos electrónicos, llamadas profesionales, comunicaciones de todo […]

  4. […] lograré eliminar lo que sobra, haré las tareas que me lleven menos de dos minutos, delegaré lo que no deba hacer yo o puedan […]

  5. […] lo voy a gestionar  así, sin darle mayor sentido, será algo que ronde mi cabeza, que me distraiga, que me cause estrés y sensación de descontrol, puesto que ya tengo montones de cosas similares, […]

  6. […] semana pasada publiqué un artículo titulado: “El e-mail, las interrupciones, las reuniones. ¿Pero cuándo trabajamos?”. Este quiere ser una continuación de las reflexiones que en este artículo […]

  7. […] invadidos de interrupciones que nos cuestan un montón de dinero y de oportunidades,  el correo electrónico y las urgencias se han vuelto nuestros enemigos, pero no cambiamos de estrategia. Seguimos trabajando igual, no […]

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