La importancia de los checklist para la productividad y para nuestra vida

Una lista de comprobación o de control, conocida popularmente por su nombre en inglés checklist, no es más que una herramienta de ayuda diseñada para reducir los posibles errores que pueden surgir, provocados por los potenciales límites de la memoria y de la atención en el ser humano. A través de tales herramientas se consigue asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de un trabajo o de alguna tarea que contenga una serie de componentes, por lo general, repetitivos.

Aunque la idea del cheklist no deja de ser sencilla, tiene su punto de genialidad. Surgió a mediados de los años 30 del pasado siglo, a resultas de la prueba de un nuevo modelo de bombardero por parte del ejército del aire de los Estados Unidos; prueba que acabó en tragedia al estrellarse el avión nada más despegar, muriendo en el accidente varios de los tripulantes.

La investigación posterior puso de manifiesto que no se había producido ninguna avería mecánica. El accidente se había debido a un “error del piloto”. Este nuevo modelo de bombardero resultaba mucho más complicado de tripular que los aparatos existentes hasta entonces. Exigía que el piloto prestase atención a los cuatro motores, a recoger el tren de aterrizaje, a los alerones, al compensador y a las hélices de velocidad constante, entre otras cosas. La realidad es que el piloto debía realizar un número considerable de tareas mientras prestaba atención a la gran cantidad de información que debía controlar. Como consecuencia, mientras trataba de hacer todo esto, al piloto se le olvidó abrir un nuevo mecanismo del timón de profundidad. La consecuencia del descuido ya la sabemos.

No hay accidente, por desgraciado que sea, del que los hombres hábiles no obtengan provecho” François de la Rochefoucauld.

Para seguir con las pruebas del aparato, se seleccionó a los mejores pilotos del momento. Estos hombres, antes de ponerse a volar en el peligroso avión, se reunieron en varias ocasiones para tratar de buscar una solución al problema detectado. Y vaya si la encontraron. Porque en vez de pedir más y mejor formación sobre el aparato, se les ocurrió algo genialmente sencillo: crear una lista de comprobación para cada operación crítica dentro de un plan de vuelo.

Los pilotos de prueba redactaron unas listas sencillas, breves, con todo lo que debían hacer: eran lo bastante cortas como para caber cada una en una hoja, con unas casillas donde tachar lo ya comprobado, y cada de ellas una incluía todo lo relativo a su procedimiento, paso a paso. Una iba destinada a la preparación del vuelo, otra a la comprobación general del avión, otra al despegue, otra al vuelo, otra al aterrizaje e, incluso, había una para rodar por la pista. Las listas recordaban lo que todos los pilotos ya sabían que tenían que hacer si bien, mediante estos recordatorios, conseguían que no se les olvidara nunca ni uno solo de todos los pasos que debían dar.

Con las listas de comprobación en las manos, lograron implementar un procedimiento que permitió un total de 2,8 millones de kilómetros sin un solo accidente.

En un entorno complejo como es el que vivimos en la actualidad, los directivos, los profesionales, los expertos, los trabajadores, en suma, se enfrentan, entre otras, a dos dificultades de profundo calado.

La primera es la falibilidad de la memoria humana, sobre todo en cuestiones simples y rutinarias, que pueden pasarse fácilmente por alto cuando actuamos bajo presión o al albur de acontecimientos más urgentes. La segunda, sería la excesiva confianza en nuestra capacidad decisoria, la cual nos podría llevar a obviar pasos que se deberían de dar.

En el ajedrez, como en la vida, la mejor jugada es siempre la que se realiza” Siegbert Tarrasch.

Sí, la gente confía tanto en su cabeza, en su capacidad y en su criterio, que se salta pasos incluso cuando los recuerda. Es muy fácil sobreestimar nuestra capacidad de decisión y nuestros criterios, principalmente cuando nos enfrentamos a realidades complejas en las que, al parecer, algunos de los pasos puede que no importen ni sean decisivos, y terminamos por obviarlos, para después lamentarnos de las consecuencias.

Pero lo mismo ocurre cuando tenemos que cumplir con unas rutinas. Una memoria defectuosa, como la que tenemos todos, y ante cualquier distracción u olvido, tan habituales hoy día en el trabajo, las actividades rutinarias pueden llegar a ser un peligro especial sobre todo en las situaciones en las que, con que se nos olvide un elemento, sea clave o no, el resultado puede ser desastroso.

Los checklist nos preservan contra este tipo de fallos. Con ellos no necesitamos recordar las cosas a realizar ya que todas las vemos reflejadas en una lista. Ya solo nos queda seguir el orden preestablecido. Nos valemos de ellos para seguir todos los pasos necesarios y los hacen explícitos. No solo ofrecen la posibilidad de verificación, sino que también inculcan una especie de disciplina para conseguir el mayor rendimiento.

Las listas de comprobación no deben ser guías exhaustivas. Son herramientas breves y sencillas, sin añadidos superfluos, que tienen como misión servir de elemento de apoyo a las personas en su día a día y que sirven en múltiples y muy diferentes situaciones.

Además, muchas de ellas tienen una característica que las hace tremendamente productivas, y es que son reutilizables. Hay cantidad de cosas o tareas que repetimos con diferente frecuencia. Si tenemos confeccionada ya una lista con los puntos a tocar cada vez que las tengamos que hacer, no necesitaremos más que echar mano al correspondiente checklist para tener delante de nuestros ojos un recordatorio completo sobre cómo llevarlo a cabo.

El olvido y la memoria no son más que infieles convivientes” Paulo Neo.

¿A quién no se le ha olvidado alguna vez algo? Por ejemplo: te vas de viaje y se te olvida meter en la maleta el pijama o el cepillo de dientes, vas a preparar una receta con toda tu ilusión y se te ha olvidado comprar un ingrediente importante. O llegas al gimnasio y se te ha olvidado la toalla.

Si cada vez que entramos en un avión nos fijamos en lo que están haciendo los pilotos, comprobaremos que están realizando un cheklist rutinario para comprobar diversos aspectos a tener en cuenta antes de cada vuelo. Pero no sólo lo hacen los pilotos, también los cirujanos antes de las operaciones, y en los servicios de urgencia, en los boxes de formula 1 antes de cada carrera… mucha gente los hace.

Podemos tener uno para hacer la lista de la compra, para hacer la maleta antes de cada viaje, para no olvidarnos nada antes de partir de vacaciones, para comprobar el coche antes de pasar la ITV.  Los que navegamos sabemos que, en la capitanía de los puertos deportivos, reparten unos checklist para poder comprobar el estado óptimo de la embarcación antes de realizar una derrota; las agencias de viaje también los dan para que no se te olvide ningún requisito ni documento oficial antes de realizar un viaje al extranjero. Y si los usamos, nos evitan cantidad de problemas.

Pero también se pueden usar en el trabajo en multitud de ocasiones. Se puede tener un cheklist para lograr aislarse del entorno y así evitar las distracciones cuando se necesita lograr concentrarse, al hacer la revisión semanal, y esto es muy claro cuando se práctica GTD, se puede tener uno para seguir cada uno de los pasos sin saltarse ninguno.  Yo tengo uno, por ejemplo, para antes de comenzar cualquier seminario que imparto.

Hay muchas tareas comunes del día a día, y otras que no son tan comunes, que están compuestas de varios elementos y es relativamente fácil que se nos olvide alguno de ellos. Con los checklist podremos evitar estos despistes y, lo que es más importante, sus consecuencias.

Al final, de lo que se trata es de sistematizar un proceso que se repite. Normalizándolo lo haremos más rápido y mejor y además evitaremos olvidos. El no fiarse de la memoria y en algunas ocasiones de nuestra capacidad de elección, como casi todo en productividad, es también un hábito.

 

José Ignacio Azkue

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