Vivimos en la cultura de lo inmediato, en la que cualquier noción sobre el concepto de plazo ha desaparecido

Hoy en día todo es inmediato. Nos ha tocado vivir de otra forma, en una nueva cultura. Continuamente  llegan cosas nuevas o cambian las ya que ya teníamos o conocíamos a una velocidad que nos deja pasmados. Desde que la realidad que nos rodea ha adoptado esta naturaleza, hemos efectuado una serie de cambios en nuestros hábitos y costumbres, y muchas veces sin darnos cuenta de ello.

Para algunos, estos cambios no son tan evidentes y persisten en aplicar métodos antiguos a situaciones modernas y, como no han identificado el problema o persisten en mirar hacia otro lado, lo sufren a diario. Pero hay otro tipo de víctimas. Son las personas que solo han conocido esta cultura y viven con ella como si fuera lo más natural, porque la han asimilado desde su más tierna infancia, aunque también terminan por pagar sus consecuencias, como todo el mundo.

Me refiero a esos jóvenes que desde hace unos años ya forman parte del entramado laboral en cualquier organización y tienen asumida la convivencia del trabajo y de su vida con las redes sociales y la mensajería instantánea. Para ellos la inmediatez es algo consustancial a su forma de ser y es probable muy que terminen pagando un alto precio por ello.

Uno de los conceptos que más largo recorrido ha tenido en el mundo de la productividad, y que ha perdido su función por la cultura de la inmediatez, es la planificación tradicional.

La gente en cualquier organización está siempre apegada a lo obsoleto; a las cosas que deberían haber funcionado pero que no lo hacen;  a las cosas que una vez fueron productivas y ya no lo son” Peter Drucker.

Todavía hay gente que persiste cada día en tratar de fijarse unas tareas o trabajos que realizar. Incluso los apuntan en un papel o en su agenda, como garantía para hacerlo (así no se les olvida): Voy a realizar esto sin falta, también eso otro, que no me olvide de aquello, debo responder también a esta persona, he de terminar sin falta lo que me ha pedido el de al lado, y apunto también para que no se me olvide lo que tengo pendiente con el de arriba.

Personas que llevan estas prácticas y tienen este hábito me las encuentro en todos mis seminarios y, además, todas tienen la sensación de que esta manera de actuar es productiva. Ahora bien, cuando se les pregunta ¿cuántos de vosotros cumplís lo que habéis planificado?, caen en la cuenta de que no cumplen, es más: la mayoría no cumple con casi nada de lo planificado día tras día.

Por un instante hay que pararse a pensar, razonar y al menos preguntarse: ¿por qué resulta tan difícil cumplir con la planificación?, ¿por qué día tras día se pasa al día siguiente lo que hoy tampoco se ha realizado?

La respuesta se encuentra en la cultura de la inmediatez. Una de las consecuencias de que hoy todo surja y cambie de inmediato es que la planificación ha perdido  su sentido, al menos el concepto de planificación tradicional.

Si a esas mismas personas se les pregunta ¿cuántos de vosotros sabéis con seguridad los trabajos que vais a realizar mañana? El resultado es dramático, ya que casi ninguno conoce la respuesta y este hecho tiene consecuencias desastrosas para el trabajo. Y volvemos a insistir, este hecho se da como consecuencia de la inmediatez. Y a su vez, esta característica tan nefasta para el trabajo sosegado y tranquilo, nos hace caer en una especie de espiral funesta, sin salida y sin fin. La inmediatez genera más inmediatez a nuestro alrededor. Es decir, cuando la inmediatez nos alcanza, nos hace generar a su vez más inmediatez en nuestro entorno, es como la pescadilla que se muerde su cola.

Esto también lleva a un buen número de personas por otro camino igual de improductivo y poco efectivo. Me refiero a los que aseguran, y no sin razón, que planificar no les ayuda. En su lugar asumen que todo es para ya, mejor dicho para ayer. Por tanto pasan el día reaccionando a la inmediatez de la misma manera, y con las mismas consecuencias, que los que habían planificado inútilmente su día, es decir, reaccionando a todo y ante todos.

Somos lo que hacemos día a día; de modo que la excelencia no es un acto, sino un hábito” Aristóteles

La consecuencia de la inmediatez es que nos hace pensar en nuestro trabajo, y nos impide lo que realmente nos hace efectivos, que no es otra cosa que pensar sobre nuestro trabajo.

Al no pensar sobre nuestro trabajo, tenemos cantidad de cosas pendientes acerca de las que desconocemos todo lo que deberíamos completar para darlas por concluidas. Y ese desconocimiento sobre nuestro trabajo nos causa estrés.

Pero también tiene otras consecuencias que ya he comentado anteriormente. Si no sé lo que me va a llegar  y desconozco las tareas que tendré que realizar para darlo por finalizado, el trabajo dejará de ser predecible, es decir desconoceré lo que me va a llegar, lo que tendré que hacer y el tiempo que me va a llevar completarlo.

Bajo estas condiciones, el concepto de plazo desaparece si no hacemos algo para remediarlo. Ya no será posible pedir las cosas  con un margen o un tiempo prudencial para poderlas llevar a cabo con tranquilidad y, sobre todo, con calidad. Entran en escenas las prisas, por tanto asumimos que todo el día habrá que pasarlo corriendo, no tendremos tiempo ni para pensar y nos pasaremos el día, además de corriendo, dejando cosas sin hacer y un montón de otras obligaciones a medio hacer.

Aunque parezca que este caos que nos produce la inmediatez no tiene solución, y aunque nos dé la sensación de que estamos abocados a convivir con ella y con sus consecuencias, podemos darle la vuelta a la tortilla y controlar nuestro entorno y el flujo de trabajo que recibimos, y podemos hacerlo para poder trabajar de manera relajada y sin estrés.

GTD te da las pautas. Este método tiene una característica y es el de la entropía. Este término viene a significar que todo tenderá al caos a no ser que se haga algo para evitarlo. Este método de productividad y efectividad personal nos permite hacer ese algo, que nos devuelva del caos al orden.

Con este método nos aseguramos de que llegue lo que llegue y con la inmediatez que sea, lo vamos a apartar de nuestra mente  para depositarlo momentáneamente en un lugar expresamente dedicado a ello. En su debido momento, tras aclarar y dar significado a lo que nos llega, es decir después de pensar sobre nuestro trabajo, tendremos los resultados que perseguimos (nosotros los llamamos proyectos) claramente definidos y las acciones siguientes necesarias para realizarlos. Pero además habremos colocado recordatorios de las tareas pendientes de  hacer en un sistema lógico en que confiamos  y que revisaremos regularmente.

De esta manera la inmediatez no cuenta, no afecta, si la sabes tratar como es debido. Los que seguimos GTD, no somos esclavos, ni dependemos todo el día del email, no nos afectan tanto las falsas urgencias, ni las necesidades de otros. Nos centramos en nuestros resultados para que, una vez que hayamos hecho primero, lo suficiente para perseguirlos con éxito, dedicarnos a las necesidades de otros.

 

José Ignacio Azkue

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