Usa bien la agenda y será una gran ayuda. Úsala mal y será una tortura

La agenda es una herramienta que, bien usada, es de gran ayuda para nuestra productividad personal, pero mal utilizada se puede convertir en una verdadera tortura, en un foco de frustración muy importante.

Hoy escribo esto porque, muy recientemente,  he leído un artículo, también en un blog, sobre la agenda. Y como, en mi opinión, dicho artículo  anima a hacer un uso  erróneo de esta importante herramienta para nuestra productividad, me parece que he de salir al paso de  tal teoría.

Se trata de un blog en el que animan a sus lectores a que sigan aplicando las obsoletas técnicas de la gestión del tiempo. Dan una serie de consejos que, de seguirse, van a conseguir frustrar a dichos lectores  haciendo que abandonen el uso de la agenda y, probablemente, las ganas y la motivación necesarias  para tratar de mejorar su productividad personal.

El artículo comienza asegurando que la agenda es una herramienta eficaz para “planificar de manera racional y eficaz tu  tiempo”. Pues bien, ya he argumentado en numerosas ocasiones que la gestión del tiempo es una falacia.

El tiempo es un concepto limitante, ya que con él ponemos  límites a nuestro trabajo, pero nada más. En realidad, lo único que realmente  podemos gestionar es lo que decidimos que vamos a hacer. Es decir, nuestras tareas.

Todo el mundo puede decidir hacer una u otra, en función de sus necesidades o podría dejarse influenciar por las necesidades de otros. Pero, al final, lo que estaría gestionando serian cosas que va a hacer. Decidamos lo que decidamos, el tiempo pasará igual, tanto si la elección ha sido buena como mala, y nunca podremos  cambiar el flujo del tiempo. Menos, gestionarlo.

El artículo referido aconseja usar la agenda para plasmar en ella las  cosas por hacer. Es decir, recomienda utilizarla como una lista donde recoger lo que llama a la puerta de la cabeza y donde planificar el día.

Conozco a muchas personas que han utilizado así sus agendas. Al abrirlas, me encontraba una amalgama de cosas escritas. Aparecían mezcladas: citas, apuntes de cosas que no querían olvidar, recordatorios de cosas por hacer y anotaciones para hacer algo en una fecha concreta, etc. Además era muy típico verlas llenas de subrayados de diferentes colores para, supuestamente, diferenciar diversos niveles de importancia o categorías de compromisos. Otro error que se veía era la utilización de  la agenda como lugar para tomar apuntes diversos. Por ejemplo, apuntar alguna modificación al pedido de un cliente durante una entrevista. He llegado a ver incluso esbozos de planos.

También existe la costumbre, bastante generalizada, de añadir la planificación de la lista de tareas diaria. Es decir, las  cosas que quiero hacer hoy, aunque  no tengo la absoluta seguridad de que las vaya  a hacer. Hay personas que, incluso, asignan una hora determinada y bloques de tiempo que supuestamente van a necesitar.

La agenda utilizada de esta manera, se convierte en un Tetris de difícil realización  más que en un reflejo fiel de los compromisos inamovibles, que es lo que debería ser. Y esto ocurre porque las continuas entradas de imprevistos y urgencias nos impiden, todos los días, cumplir con lo que habíamos planificado. Este continuo incumplimiento de la planificación de nuestra agenda nos debería llevar a preguntarnos sobre la conveniencia o no de planificar.  Os dejo un enlace a un excelente artículo de Jerónimo Sanchez sobre por qué no debemos planificar.

Utilizando de esa forma esta herramienta, es habitual ir pasando los apuntes, día sí y día también, a la hoja del día siguiente. Y así sucesivamente hasta que el sujeto se aburre de pasarlas diariamente a otra hoja o hasta que tiene tantas tareas por pasar que ya no caben y decide no trascribirlas más. Muy bien. En mi opinión, no las  pasará a la hoja siguiente pero le seguirán molestando en la cabeza.

Intento tomarme los días de uno en uno, pero a veces varios días me atacan de golpe” Aslhey Brilliant

Los que utilizamos la metodología GTD sabemos que la agenda, en realidad, no deja de ser un calendario donde se anotan los  compromisos para una determinada fecha, ni más ni menos. Por tanto sólo puede contener tres tipos de compromisos:

  • Cosas a realizar en una fecha y hora determinada
  • Cosas a realizar en un día determinado
  • Información que necesito un día concreto

La primera de las opciones es la clásica cita. “Lunes 25 a las 11:30 reunión del comité de calidad”. Tiene dos componentes inamovibles: la fecha y la hora.

La segunda tiene solo un componente inamovible, la fecha. “Martes 3 consolidar balances para la junta directiva”. A diferencia de la anterior, es algo a hacer en una determinada fecha, pero no importa la hora porque se puede hacer a lo largo de ese día. Es necesario hacerlo o de lo contrario habrá alguna consecuencia.

Con la última de las opciones lo que necesito es información en un día concreto. “Jueves 15 llamar a la compañía de transporte para saber si han entregado lo enviado al cliente X”.

Un calendario confeccionado bajo estas tres premisas representa los compromisos inamovibles que tengo yo para una determinada fecha: Citas, cosas por hacer en un día determinado e información que necesito en una fecha concreta.

No os dejéis influir por prácticas erróneas, cada herramienta tiene su propia finalidad. Utilizarla para otras cosas no lleva más que al mal uso de esta herramienta y eso os llevará a no disfrutarla, sino a sufrirla.

 

José Ignacio Azkue    

 

 

2 comentarios
  1. Manuel Jacinto
    Manuel Jacinto Dice:

    Me ha encantado este artículo, claro y conciso. Yo suelo tener varias juntas a la semana y tenía la costumbre de hacer mis anotaciones en la agenda, así podía saber cuándo se realizó la junta y qué se acordó y en qué junta, pero con el paso de los días esos apuntes se iban perdiendo y al final no sabía en qué parte de mi agenda quedaba. Yo quiero dejar de usar la agenda de papel y poner todo en orden en el Iphone o Ipad. Alguna sugerencia para aprender a usar la agenda y poder tener un sistema para tomar nota en las juntas y no perderme en el intento? Gracias.

    Responder
    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Hola Manuel:
      Gracias por tu comentario. Está muy extendido hacer el uso que describes de la agenda, pero es erróneo.
      Como comento en el artículo en la agenda sólo se deben anotar los siguientes compromisos:
      1. Cosas a realizar en una fecha y hora determinada
      2. Cosas a realizar en un día determinado
      3. Información que necesito un día concreto

      Debemos de usar cada cosa para su fin, no añadirles utilidades que no funcionan bien.
      Te pongo un ejemplo:
      Suponte que toda tu ropa la guardas sin ningún orden en una caja grande en un rincón de tu casa. Tendrías un problema, ya que todos los días te costaría más vestirte, ya que tendrías que revolver entre toda la ropa hasta encontrar la adecuada. Además muchos días irías mal vestido, porque al no encontrar lo que quieres, te pondrías lo primero que verías. En vez de actuar así, tienes la ropa en cajones, colgadores, estantes, en armarios, mesillas, cómodas, y sabes además donde está cada cosa.
      Esto mismo nos pasa en el trabajo y probablemente te sientas identificado. Si organizamos mal las cosas nos costará encontrarlas.
      Utilicemos cada cosa para su fin. La agenda como te he explicado, una lista de tareas para recoger cosas por hacer, un capturador de notas para lo propio.
      Aplicaciones que sean gestores de tareas con agenda incluida hay muchos en el mercado, desconozco tus necesidades para recomendarte uno. Capturadores de notas los hay menos, pero en este caso yo te recomendaría Evernote.

      Un saludo.

      José Ignacio Azkue

      Responder

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