¿Por qué no funciona la lista única de tareas pendientes?

Un error muy grave a mi entender, a la hora de gestionar la productividad personal de cada uno, es el mal uso que hace la mayoría de las personas de la lista única de tareas.

En cada seminario que imparto, detecto de manera recurrente dos graves errores a la hora de gestionar nuestro trabajo y nuestra vida: o bien no se usa ningún tipo de lista para gestionar nuestras cosas pendientes de completar, o se usa una única lista donde se deposita, sin más, todo o parte de lo que ha pasado por nuestra cabeza como un compromiso incompleto.

Veamos la primera de las opciones, es decir, no usar ningún tipo de lista y tratar de mantener todo en la cabeza. Entre otras, podríamos nombrar como consecuencias negativas: los típicos olvidos, los incumplimientos, el estrés y ansiedad que me provoca el esfuerzo que tengo que realizar para evitar que se me olviden las cosas, el trabajar en modo reactivo y apagafuegos ya que casi siempre se trabaja lo último que entra para evitar olvidarlo, las distracciones que me provocan y así un largo etcétera.

Esta opción lleva claramente a una difícil productividad, y a una dudosa eficacia, si no se cambia radicalmente de manera de actuar.

En cuanto a las personas que llevan una única lista de tareas, hay una tendencia muy clara: abandonarlas al cabo de poco tiempo y volver a la situación anterior, es decir, llevarlo todo en la cabeza o apuntar algo ocasionalmente.

¿Por qué sucede esto, si todos reconocemos que el uso de las listas ayuda en nuestra productividad?, ¿será por falta en la adquisición del hábito de recopilar?, ¿será por la falta de una herramienta adecuada?

Bien, dudo que sea por la última de las opciones, la herramienta. En todo caso puede ser por la falta de hábito a la hora de recopilar. Pero la verdadera razón que veo entre mis alumnos y las personas que interactúan conmigo a través de mis artículos, es que las listas al cabo de los días se vuelven algo intratable por la cantidad de cosas que aparecen allí reflejadas.

Es decir se vuelven algo agrio de gestionar, algo en lo que es difícil encontrar lo que deberíamos hacer en este preciso momento. Se vuelven un lugar oscuro donde quedan perdidos cantidad de compromisos que ni uno mismo se acuerda de que están allí recogidos. De una manera u otra, se vuelven intratables por la cantidad de cosas muy diferentes que recogen, muchas de ellas, además, sin un claro significado.

Si tenemos una lista con 100, 200 ó más tareas, es muy difícil que las repasemos una por una, todas, cada vez que debemos elegir alguna. No pasaremos de las 20 últimas registradas para decidir qué es lo próximo a lo que le voy a meter mano. Mejor dicho, a qué le voy a dedicar mi inteligencia y atención.

También tenemos que tener en cuenta que hemos creado un contenedor de cosas heterogéneas, de muy diferente naturaleza y que de esta manera es muy difícil, si no imposible, gestionarlas de manera eficaz y productiva.

“Para que el conocimiento sea productivo tenemos que aprender a ver tanto el bosque como los árboles. Tenemos que aprender a conectar” Peter Drucker

Supongamos que quiero reparar algo que se me ha averiado en casa. Si voy al garaje donde tengo las herramientas y éstas están todas amontonadas, sin ningún orden ni clasificación, unas limpias otras sucias, junto con piezas de otros aparatos, tornillería de toda clase, arandelas, cintas aislantes, pegamentos, catálogos desordenados de otras cosas que también he comprado…tengo un problema. Pero como soy “ordenado”, todo ese maremágnum lo tengo metido, para que nada se me pierda, en un contenedor grande en el que me cabe todo y de todo.

Lo más probable es que, ante esto, no me ponga a buscar el destornillador, el martillo, los alicates o lo que necesite; lo más probable es que me dé media vuelta y me ponga a hacer lo primero que se me ocurra. Bah…! no me apetece arreglarlo, me pongo a ver en la TV ese programa basura que echan a todas horas y que no me gusta pero…

Seguro que si hubieran estado los tornillos con los tornillos, los martillos con los martillos, los alicates con los alicates, etc., todo bien ordenado por significado, me hubiera sido muy fácil encontrar lo que quería y ponerme a hacer lo que me interesaba y debería haber hecho.

Con la lista de tareas única pasa lo mismo: tenemos en un lugar cosas muy diferentes y heterogéneas, ideas que no sé si las realizaré, información diversa que todavía no sé qué hacer con ella, cosas que me he comprometido a hacer, cosas que tengo por leer, cosas de las que se deben de ocupar otras personas, cosas para pasado mañana, basura, etc. En fin, el mismo caso que las herramientas. Un contenedor para tener de todo.

En GTD recopilamos cosas heterogéneas en una misma o en diversas listas, pero después las aclaramos, las dotamos del significado que tengan para nosotros. Es decir, transformamos las cosas que entran en algo que tenga sentido y sea ejecutable.

A continuación las organizamos en diversas listas, en diversos contenedores en función del significado que cada elemento tenga para nosotros. De esta manera pasamos, de tener cosas heterogéneas en un contenedor, a tener varios contenedores con cosas homogéneas en cada uno de ellos. No es posible estar organizado si antes no hemos identificado lo que necesita ser organizado.

Al terminar de aclarar y organizar estas cosas conseguimos:

Eliminar lo que no necesitamos
Completar todo lo que necesite menos de 2 minutos
Confiar a otros las tareas que puedes o debes delegar
Colocar en un sistema organizado recordatorios de las acciones que requieran más de 2 minutos
Identificar cualquier compromiso mayor es decir los proyectos.