¿Cómo proceso la bandeja de entrada de mi correo electrónico? ¿GTD me ayuda a hacerlo correctamente? (I)

El e-mail se ha convertido en una pesadilla para muchos profesionales a causa de  la cantidad correos que reciben cada día. Porque el número de correos que se puede recibir diariamente ha pasado, en pocos años, de ser algo anecdótico  a ser un verdadero bombardeo que impide trabajar de una manera racional y productiva.

Defiendo,  y creo que con razón, que la afluencia de correos impide trabajar de manera racional y productiva ya que, hoy en día, demasiadas personas pasan su jornada laboral más pendientes de gestionar y quitarse de encima los  correos electrónicos que recibe, que de pensar, decidir y trabajar en las tareas que de verdad le posibilitan finalizar sus proyectos, acercarse y lograr sus objetivos o ver cumplidos sus sueños y deseos.

Se acude al correo cada vez que se recibe un aviso con una nueva entrada. Se deja lo que se está haciendo para resolver lo que acaba de llegar. Si en diez minutos o en   cuarto de hora no se recibe nada, la mente (qué puñetera) sugiere de manera sibilina que algo no funciona correctamente y se comprueba con ansiedad e incertidumbre el gestor de correo por si algo en él estuviera mal. Y, si no hay nada nuevo en la bandeja de entrada, se da a la pestaña de refrescar o a la de enviar y recibir para comprobar, con satisfacción y descanso, que  todo sigue funcionando bien.

El e-mail no es más que una herramienta de trabajo, idéntica a otras relacionadas con la informática que hemos incorporado desde hace menos de 2 décadas. A pesar de ello, nadie nos ha ensañado a gestionarlo correctamente. Algunos aplican lo que han visto hacer a los demás, otros han sido verdaderos autodidactas en su uso. Lo mismo pasa con las aplicaciones para tratar de gestionarlo. La gran mayoría no las conoce, saben que sirven para enviar, recibir correos y archivos y poco o nada más. Las consecuencias de esta manera de proceder y este desconocimiento son palpables en la mayoría de los casos.

Locura es hacer lo mismo una vez tras otra y esperar resultados diferentes Albert Einstein

Ver que el número de correos nuevos sube y sube mientras contestamos uno, tiene sus consecuencias. Tener que dejar lo que estoy haciendo por el correo que me acaba de entrar también. Igualmente las tiene, el irnos a casa abrumados mientras que en la bandeja de entrada nos quedan correos pendientes.

Un efecto o un daño que, ahora se diría colateral, y que es consecuencia del mal uso de esta herramienta, es la carga emocional que sobreviene por la imposibilidad de tener diariamente la bandeja de entrada sin correos pendientes de mirar, lo que muchas llaman ya “inbox cero”.

Todo esto tiene su impacto: en nuestro trabajo, en nuestros resultados, en nuestra relación con los demás, sobre todo con nuestro equipo, en nuestro estrés, en nuestra motivación… Pero seguimos haciendo lo mismo, y sufriendo de la misma manera un día tras otro.

A mí también me pasaba, lo he visto en muchas personas y muchos me han preguntado: Ya ¿pero qué hago cuando tengo 50 – 80  correos pendientes?

El error, en mi opinión, es gestionarlos por orden cronológico. Y los que seguimos el método GTD sabemos que procesar o aclarar nuestros inbox no significa llevar a cabo las acciones o cosas que nos hayan llegado, sino sólo, y no es poco, identificar cada una de estas cosas para decidir qué son, qué significan para nosotros y qué  vamos a hacer, más tarde, con ellas. Además lo debemos hacer en el orden en el que estén depositadas (orden cronológico) las cosas, en este caso concreto correos, sin darles ninguna prioridad.

Lo que propongo es la creación de varios inbox dentro de mi bandeja de entrada; estos distintos contenedores  los crearé siguiendo criterios objetivos. Y los revisaré según el momento del día en el que me encuentre.  El detalle de esta idea, que yo uso con bastante éxito, lo desarrollaré en un próximo artículo.

 

José Ignacio Azkue    

 

 

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  2. […] en el artículo anterior que el correo electrónico, se ha convertido en un claro enemigo -ya reconocido como tal por […]

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