Acciones sorprendentes que puedes hacer el viernes para tener una siguiente semana asombrosa

El viernes  es ese día mágico en que, en vez de llegar al trabajo rendidos por todas las acciones que hemos ido realizando a lo largo de la semana, llegamos llenos de optimismo y pletóricos de fuerzas. Este efecto contradictorio se produce por el hecho de que vemos un horizonte donde percibimos que vamos a poder disfrutar, en unas pocas horas, del descanso, del relax, de la desconexión laboral, de la familia, del ocio, en fin, que intuimos que probablemente vayamos a pasarlo bien,  etc.

En realidad sí que estamos cansados. Además, según haya transcurrido la semana, según haya sido la carga de trabajo y la carga emocional con lo que nos hayamos podido enfrentar, podemos estar muy agotados. Es nuestra psique  la que nos “juega una mala pasada”, y nos mete en vena un chute de optimismo que nos hace actuar de esta manera.

Es más fácil actuar de modo que nos sintamos mejor, que actuar mejor por cómo nos sintamos” O.H. Mowrer

Tal vez, en vez de aprovechar este exceso de positivismo para tratar de terminar tareas y proyectos a los que nos falta algo por rematarlos o, en vez de prepararnos para que nuestra siguiente semana sea productiva y efectiva, pasamos parte de la jornada soñando despiertos con lo que pensamos que vamos a hacer, hablando con los compañeros de nuestros planes, disfrutando con antelación del futuro que se nos aproxima y dejando pasar inconscientemente una oportunidad de oro de terminar la jornada y la semana de manera que:

  • Como he comentado anteriormente, podamos terminar cosas que te hayan quedado pendientes.
  • Podamos evaluar qué tal nos ha ido la semana.
  • Y, en mi opinión tal vez la más importante, actualizando tus compromisos pendientes.
  • El paso anterior nos permitirá, sobre todo, anticiparnos a lo que nos viene o nos interesa trabajar la próxima semana.
  • También nos permitirá revisar nuestra perspectiva para preparar y mantener nuestro foco, y de esta manera, saber que lo que hacemos es lo correcto con respecto a nuestros planes.

Estamos hablando de la revisión semanal de nuestro sistema, del inventario externo donde tenemos recogidos nuestros compromisos, nuestros proyectos y nuestros deseos.

La razón de que sea tan importante esta revisión es que muchas cosas van cambiando de aspecto a lo largo de la semana, como por ejemplo: citas que se anulan o que cambian de fecha o circunstancia, proyectos que, por la razón que sea, dejan de estar en nuestro punto de mira y pasan a ocupar un lugar en otro espacio a revisar en un futuro, tal vez por ahora no definido, asuntos que parecían que necesitaban de nuestra atención inmediata y dejan de tener importancia porque se han solucionado de otra manera, etc…

Para que el conocimiento sea productivo tenemos que aprender a ver tanto el bosque como los árboles” Peter Drucker.

Esto nos da idea  de que nuestro sistema de gestión no es algo estático e inmutable. Para que nos siga funcionando, y nos sirva para elegir de manera exitosa y efectiva nuestra siguiente acción, deberemos mantenerlo actualizado. Muchas cosas cambian, y si no hacemos algo proactivamente para volver a tenerlo dentro de un orden lógico para nosotros, perderemos la confianza en el sistema, pero también dejaremos de tener la perspectiva necesaria que nos aclare la razón de nuestra siguiente elección. Como consecuencia, nuestra productividad y efectividad se verá comprometida.

Aprovechemos parte de esta jornada para preparar la semana que nos viene encima. Esto nos va a permitir empezar el lunes con las cosa muy claras y, directamente, trabajando sobre algo interesante que nos  aporte sensación de logro desde el primer minuto porque seguro que, de ser así, además, comenzará de manera asombrosa.

Aprovecha que muchos de tus colegas se relajan el viernes, sobre todo a la tarde, y que la calma hace acto de presencia. Esta circunstancia, te va a permitir concentrarte en una tarea tan ardua como es actualizar tu inventario de cosas por hacer.

Al final, esta revisión no es más que volver a pasar las cinco fases del flujo de trabajo de GTD, revisando las cosas pendientes. Y lo harás hasta que tengas la sensación de que todo vuelve a estar ordenado y controlado. Finalizarás en el momento que sepas qué es todo lo que tienes pendiente de hacer, pero sabiendo que vas a poder realizarlas  en el momento que decidas que se da la circunstancia óptima para llevarlas a cabo.

Para ello tendrás que hacer:

  1. Recopilar todo lo que ande dando vueltas a tu alrededor y en tu cabeza: Esos papeles sueltos, expedientes por completar, informes, tarjetas, materiales, recibos, notas que hayas recogido en diversos formatos, ideas que tengas apuntadas, grabaciones que hayas hecho, e-mail pendientes, llamadas o mensajes en tu móvil, etc.
  2. Vaciar lo que has recopilado, para ello procesa y aclara todo lo que hayas considerado como pendiente.
  3. Revisar tu “agenda” de la semana que termina. Es muy probable que haya citas en las que tengas algo que cambiar o hacer. Introduce los cambios actualizados en tu sistema.
  4. Revisar tu “agenda” futura. No te quedes solo en revisar los próximos 7 días, pues el límite lo marcarán tus necesidades; si lo consideras conveniente mira sin miedo al menos tus próximas 3 ó 4 semanas y trata de ver qué acciones van a ser necesario tener en cuenta para futuras citas o compromisos antes de volver a realizar tu próxima revisión semanal.
  5. Revisar tu lista de “próximas acciones”. Seguro que te ha quedado alguna tarea ya hecha que esté sin tachar. Si ves cosas que no van a estar en tu horizonte próximo y que no las vas a prestar atención antes de la próxima revisión, muévelas a otra lista más adecuada.
  6. Revisar tu lista de “proyectos”. Revisa las acciones pendientes de los que estén activos y revisa los que no lo estén por si es necesario hacer algo por ellos. Asegúrate de que por lo menos cada uno de ellos tenga una acción inicial definida.
  7. Revisar tu lista “a la espera”. Elimina los elementos que puedas dar por concluidos y toma nota de posibles acciones sobre cualquier elemento que requiera algún seguimiento concreto.
  8. Revisar la lista “algún día / tal vez”. Comprueba en esta lista los elementos que un día decidiste que no era su momento, por si éste ha llegado. También puedes desechar elementos sobre los que ya no tengas ningún interés.
  9. Sé creativo y deja que tu cabeza se convierta en un río de ideas, pensamientos e incluso locuras, sobre las que ahora o en otro momentos puedas decidir ponerlas en práctica.
  10. Si tienes algo que procesar, aclarar y organizar que te haya surgido en el proceso anterior, hazlo y tendrás todo en orden para empezar de nuevo.

Hacer las cosas no requiere demasiado esfuerzo; en cambio decidir qué hacer si lo requiere” Elbert Hubbard

Y aunque parezca una perogrullada y de manera explícita está incluida en el primer punto, “no te olvides de tu mesa”. Sí,  ese lugar donde a veces cuesta saber de qué color es, por la cantidad de papeles y cosas que la cubren hasta una considerable altura.

“No, si ya se lo hay”. Mentira. Lo que hay encima de ella acumulando polvo, también hay que procesarlo y tal vez al hacerlo haya que decidir archivarlo o echarlo a la papelera  y olvidarnos de ello.  Que sepamos que todos esos elementos que están fuera de lugar, son una fuente de distracciones, de estrés y de futuros problemas. Es más que posible que con más de uno, tengamos que resolverlos de manera urgente y precipitada.  La mesa no es su lugar de archivo de cosas pendientes, ésta debe estar limpia y vacía de cosas para que podamos trabajar sin distracciones.

Si tenemos ordenado nuestro entorno y ordenado y actualizado nuestro inventario de compromisos, podremos tener una semana mucho más efectiva y productiva que en el caso contrario. Y seguro que tu semana se vuelve asombrosa porque serás tú el decida en función de tus intereses lo próximo que vas a hacer.

 

 

 

José Ignacio Azkue

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