Entrevista de “Productividad y GTD” a José Ignacio Azkue

 

Josep Maria Martinez en su blog y revista “Productividad y GTD”  ha entrevistado a expertos de productividad. En esta ocasión ha conversado con José Ignacio Azkue sobre cómo empieza sus días, de su espacio de trabajo, de la tecnología que utiliza, de sus técnicas y hábitos de productividad.

 

Enlace a la entrevista en el blog “Productividad y GTD

 

Entrevista: José Ignacio Azkue

José Ignacio es Director en Depro Consultores. Una consultoría que enfoca su estrategia en enseñar a mejorar la productividad de personas y equipos.

José Ignacio Azkue 2Nombre: José Ignacio Azkue

Ocupación: Director

Compañía: Depro Consultores

Localización: San Sebastián

Tus sitios web: http://www.deproconsultores.com

Tus perfiles sociales: Linkedin | Twitter | Google+

Otros trabajos, intereses o aficiones: Me gusta leer, me encanta el mar, la navegación a vela y la pesca y sobre todo cocinar para mi familia y mis amigos

@Empezando el día:

¿A que hora te levantas?

Respuesta: Antes de las 6

¿Cual es tu rutina al empezar el día?

Respuesta: Hacer el pan para la familia mientras preparo el desayuno, desayunar y ponerme a leer, escribir o estudiar algún tema que tenga entre manos.

¿Zumo, Té, Café o Leche con cacao?

Respuesta: Té con unas tostadas de pan con mermelada, miel o aceite de oliva según me apetezca en ese momento, algo de fruta y unos frutos secos

¿Desayuno a primera hora de la mañana, o a media mañana?

Respuesta: A primera hora, a media mañana y a media tarde algo de fruta

@Tu espacio de trabajo:

¿Cómo definirías tu espacio de trabajo ideal?

Respuesta: Para mí es imprescindible que sea un lugar tranquilo y limpio donde pueda concentrarme fácilmente en mis tareas, donde pueda poner barreras a las interrupciones.
Cuando hablo de limpio me refiero a no tener una mesa llena de papeles, dosieres, expedientes, etc. Me refiero una mesa limpia de cosas. Los temas pendientes de hacer no deben estar en la mesa, ocupando espacio y haciendo ruido.
Por lo demás creo que se necesita poco más: una mesa, una silla cómoda para trabajar, una pantalla si es grande mejor y un cómodo sistema para archivar las cosas.

¿Cómo es tu espacio de trabajo actual?

Respuesta: Creo que lo he descrito arriba, pienso que tengo la fortuna de tener mi espacio ideal para ello. Lo he hecho a la medida de mis necesidades y de mis “manías” a la hora de trabajar

¿Escuchas música durante tu trabajo? ¿Qué servicio utilizas, y qué tipo de música escuchas?

Respuesta: Muy rara vez escucho música trabajando, no es algo que me ayude a nada, alguna vez la he puesto y me doy cuenta de que la ignoro, de que no la escucho, por tanto no la pongo durante el trabajo.

¿Qué no te puede faltar cerca mientras trabajas?

Respuesta: Aunque parezca raro, agua. No me puede faltar mi jarra y mi botella de agua. El estar bien hidratado además de mejorar tu salud, pienso que es un factor que te puede ayudar en tu trabajo. Productivamente hablando es algo que está bastante olvidado lo mismo que la alimentación, los azucares de la fruta son el combustible ideal para tu cerebro.

@Tecnoproductividad:

¿Alta tecnología, o baja tecnología?

Respuesta: Las dos, no son excluyentes. Gran parte de mi sistema de gestión se basa en la tecnología, pero muchas veces utilizo el lápiz y papel. Me vienen bien sobre todo cuando la creatividad es lo que prima. En mi maletín nunca faltan post-it para poder recopilar cosas y muchos mapas mentales los desarrollo en papel.

¿IOS o Android?, ¿Windows, Linux o Mac? ¿Smartphone o Tablet?

Respuesta: Para mi ordenador utilizo Windows, tuve un Iphone y me pase a Andrioid por la dificultad que suponía trabajar con los dos sistemas, me refiero a copias, sincronizaciones, descargar datos, etc., tengo un Ipad y estoy pensando y valorando la posibilidad de migrar todo a Apple, es algo depositado en la carpeta de “algún día/tal vez”.

Enumera 5 aplicaciones imprescindibles para ti.

Respuesta: Word, FacileThings, Dropbox, Evernote, Mindjet MindManager.

¿Con que frecuencia revisas el correo electrónico?

Respuesta: No más de 4 veces al día. Desde hace mucho lo desactive de mi Smartphone para evitar distracciones. Cuando estoy fuera de mi despacho, impartiendo seminarios, formación, tutoría con clientes, es probable que lo consulte sólo una vez al día. Ahora bien como recibo alrededor de 200 correos al día, a la hora de procesarlos, sigo unos criterios que me ayudan a gestionarlo con mucha facilidad. En vez de revisarlos cronológicamente, modo que creo que es erróneo, al menos si se reciben muchos, lo hago por orden de importancia. Aunque para muchos seguidores de GTD esto pueda parecer un error para mi es tremendamente eficaz y productivo. Voy a escribir próximamente un artículo tratando esto.

¿Qué servicio, App o herramienta utilizas para gestionar tu lista de tareas?

Respuesta: FacileThings y GCal, en el Ipad Calendar 5 y en el Smartphone aCalendar. Estas últimas me vienen bien para cerrar citas cuando estoy fuera de mi despacho, aunque también me apoyo en papel. Estas aplicaciones me parecen muy buenas, sobre todo destacaría FacileThings, que además de minimalista, sin ningún adorno superfluo que te pueda distraer de su verdadera función, está muy bien diseñada, sobre todo para el principiante. Le puede ayudar mucho en la implementación del método, ya que se va a encontrar todo el proceso de GTD montado; todo el proceso del flujo del trabajo, así como los diferentes niveles de perspectivas están muy bien diseñados y contemplados, para que todo el proceso sea fácil. Muy sencillo para tenerlo operativo al 100% y siempre bajo los principios de GTD.

¿Qué servicio, App o herramienta utilizas para crear mapas mentales?

Respuesta: Mindjet.MindManager.Pro.v7.0.429-ZWT y muchas veces papel y bolígrafos de colores.

¿Qué servicio, App o herramienta utilizas para gestionar el material de referencia?

Respuesta: Evernote y Dropbox sin duda alguna para tener material en la nube y pode acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier sitio, También uso simples archivadores, las clásicas carpetas ABC.

@Técnicas y Hábitos Productivos:

¿Qué técnica, truco o hábito productivo empleas cuando estás cansado, o con @baja energía, y todavía te queda jornada por delante?

Respuesta: Como amante del mar que soy, sé que nunca hay que nadar contra corriente, por lo tanto, cuando no estás bien, o ya has dado todo lo que ese día podías dar, o te va bajando tu energía a nivel de los zapatos, suelo tener tareas acorde a tu situación: papeleo, lecturas, búsquedas, limpieza, etc. Suelo reservar tareas sencillas, administrativas, tareas que no requieran de mi cabeza para hacer. Incluso soy partidario de cerrar la persiana y dejarlo para otro día si veo que no voy a ser capaz. Saber dejar las cosas en su momento es otra cualidad que me ha aportado la productividad. No todos los días son iguales, incluso reconozco que hay días que cuando me levanto ya sé que no van a ser nada buenos, para ese día o para esa tarde reservo por ejemplo la contabilidad profesional y domestica, el mantenimiento, la navegación libre por internet en busca de no sé qué, etc.

Todos tenemos fallos, y a todos se nos resisten cosas, indica cual es tu peor hábito productivo

Respuesta: Por motivos muy personales suelo tener el Whats App activado, lo que significa distracciones e interrupciones, para poder comunicarme con un miembro de mi familiar que vive lejos de nosotros. Reconozco que me distrae e interrumpe en muchas ocasiones. Lo he valorado y a pesar de que se lo que causa he decidido aceptarlo siempre salvo cuando estoy con un cliente o impartiendo un seminario.
Otro problema que sé que tengo y padezco es el perfeccionismo: terminar un artículo, una presentación, darle y darle vueltas a una idea, sé que me lleva muchas veces más tiempo y energía de la que sería recomendable.

Todos destacamos en algo, y a todos se nos dan bien algunas cosas, indica cual es tu mejor hábito productivo y del que te sientes más orgulloso.

Respuesta: El madrugar. Cuando hice ese cambio, el levantarme dos horas antes y ponerme a trabajar a las seis de la mañana, sin distracciones, sin ruidos, solo yo y mis circunstancias, me hizo ver, por los resultados que obtenía, de la importancia de este hecho.

Además, me ha permitido adquirir otro hábito, que sé que para muchas personas será imposible o muy difícil de poner en práctica, y es de pasear todos los días con los beneficios que ello representa para la salud y el trabajo. El empezar tan temprano me permite trabajar 4 o 5 horas y después pasear durante una hora a buen ritmo, antes de comer, para hacer deporte. Muchas buenas ideas se me han ocurrido paseando de esta manera. No sé si porque oxigenas el cerebro o porque estas relajado mentalmente. Se ha convertido en un hábito de tal forma que los días que estoy fuera y no lo practico lo echo de menos.

¿Qué técnica, rutina o sistema utilizas para fijar un nuevo hábito?

Respuesta: La repetición y la recompensa. Me pongo un papel con el hábito que quiero adquirir y lo tengo visible en la mesa, en una esquina debajo de la pantalla del ordenador, de manera que cada vez lo vea sea consciente de lo que quiero modificar. Cada vez que me doy cuenta de que hago lo que quiero adquirir o no hago lo que quiero evitar pongo una (X) en el papel. Cuando ves que el número de estas (X) sube, eres consciente del logro que estas llevando a cabo.

¿Cómo potencias tu enfoque y concentración?

Respuesta: Tengo que reconocer que soy de los que se despistan con el vuelo de una mosca. Para potenciar el enfoque y la concentración es imprescindible conocer cuáles son las mejores horas para ello y todos las tenemos. A mí me ha llevado muchos años descubrirlas y aprovecharlas y esto último es lo importante.

Para concentrarme pongo barreras o todo lo que me puede distraer, desde el e-mail, al teléfono, las RRSS, todo lo que he identificado como una posible fuente de distracción. Trato activamente de pararlas para que no me molesten. Al principio usaba un check list para comprobar que tenía todo controlado hasta convertirlo en hábito. Hoy en día para esto, ya no me hace falta el check list, aunque sigo usando las listas de comprobación de manera activa para otras cosas.

Para focalizarme lo único que necesito es concentrarme en algo que realmente pueda hacer en ese momento. Para ello está muy bien elegir tu tarea dependiendo del contexto previamente definido. Una vez elegido el contexto, ver cada tarea a que me lleva (proyecto, área de responsabilidad, objetivo) y elegir con cordura y sabiendo para que voy a hacer eso.

@Productividad Personal:

¿Sigues alguna metodología de productividad? ¿Utilizas GTD? Cuéntanos un poco sobre qué metodología usas y como la usas

Respuesta: Sin duda GTD y procuro seguir las directrices de David Allen, sin cambios. Solo como he comentado antes, he hecho una pequeña modificación a la hora de aclarar el correo electrónico.

¿Cómo gestionas y sigues las tareas delegadas, cada cuanto tiempo las revisas?

Respuesta: A través de poner recordatorios de lo delegado en la lista “a la espera” en general con el contexto de la persona a la que delego. La reviso un par de veces a la semana y siempre los viernes en la revisión semanal.

¿Todos tenemos un reloj interno el cual afecta a nuestra productividad. En que momento o franja del día te sientes con más capacidad para mantener el enfoque y la concentración por más tiempo?

Respuesta: Como ya he explicado a primera hora de la mañana. Son las horas mágicas, lo que no haga entonces (tareas especiales) sé que no lo voy a hacer en el resto del día, evidentemente me refiero a cosas de esfuerzo y concentración, donde la creatividad sea algo necesario.

Enumera los 5 @Contextos más importantes para ti, o los que más te ayudan a avanzar en tus metas y objetivos

Respuesta: Para mí son muy importantes los que hacen referencia al nivel de energía y los uso mucho: alta, medía, baja. También son importantes los nombres de varias personas, así como los que delimitan el tiempo. Tengo uno que es muy curioso pero que utilizo casi todos los días y es “oir”. Como he comentado antes paseo muchos días, tengo la costumbre (hábito) de descargarme podcast, audiolecciones y audiolibros sobre temas que me interesan, para oírlos mientras paseo (a la semana pueden ser entre 8 y 10 horas), me sirven para filtrar y dar variedad a los que oigo.

Productividad personal, también es Descanso y Ocio, ¿Cómo desconectas, qué te gusta hacer en tu tiempo libre?

Respuesta: Me gusta mucho navegar y lo hago durante todo el año, El sentirme libre patroneando mi velero, el oír el sonido del mar, el ruido del agua contra el casco del barco, rodeado de silencio con el que navegas a vela, me relaja mucho.
También, le dedico tiempo a la cocina. Por todos es conocida la afición que tenemos los vascos por la gastronomía y para mi es una pasión que me ha llevado entre otras cosas a aprender a cocinar, para gran alegría de mi familia y de mis amigos con los que disfruto de las comidas o cenas que preparo.

La Productividad personal, también está relacionada con tu vida privada. ¿En que te ha ayudado la productividad a título personal?

Respuesta: A tener muy claras ciertas ideas y eso me ha llevado a disfrutar más de la familia, de los amigos y de mis aficiones, además por este orden. Para mí no existe justificación que me impida disfrutar de ellos. Sé cuando tengo que parar y lo hago.

@Más sobre ti:

Enumera 3 libros de productividad imprescindibles para ti

Respuesta: Organízate con eficacia y Haz que funcione, los dos de David Allen y el que estoy escribiendo con mucha calma. Espero tenerlo terminado para final de año.

Enumera 3 libros no relacionados con la productividad, imprescindibles para ti

Respuesta: Hay muchos cuando se habla de libros en general. Puedo nombrar El ejecutivo eficaz en acción de Peter Drucker, Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey, Poder sin límites de Antonhy Robbins, El poder de los hábitos de Charles Duhigg Procrastinación de Piers Steel y siempre el último que estoy leyendo, compagino la lectura profesional con la que no lo es, La partícula al final del universo de Sean Carroll

¿Cual es el mejor consejo que has recibido relacionado con la productividad?

Respuesta: Fracciona tu trabajo en tareas sencillas.

¿Qué consejo darias a alguien que se está iniciando en la Productividad personal, y que no conoce ninguna metodología ni herramienta?

Respuesta: Que no se preocupe por ser maestro en productividad ya que todos somos aprendices. Y que la productividad no es una carrera de sprint, por el contrario, es un maratón que gana, no el que primero llega, sino el que mejor llega.

¿Qué pregunta te gustaría que te hubiera hecho y no aparece en esta entrevista? escríbela y respondela.

Respuesta: ¿Qué te ha aportado la productividad?. Me ha cambiado la vida a mejor, me ha permitido plantearme retos y nuevas cosas que antes ni tan siquiera soñaba que podría hacer. Me ha aportado paz y me ha ayudado a trabajar sin estrés, al menos el que nos ocasionamos nosotros mismos por gestionarnos mal. Ha hecho que mi creatividad se dispare allí donde estaba dormida. Y me ha permitido ayudar a mucha gente, a que su vida sea mejor, con lo que llevo estableciendo, desde que me dedico a esto, unos lazos muy entrañables con muchas personas.

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