Las distracciones, el gran enemigo de la productividad: algunas ideas para combatirlas

Las distracciones, seamos conscientes de ello o no, son uno de los grandes enemigos de nuestra productividad. Cada vez que estamos concentrados haciendo una tarea y nos distraemos por cualquier motivo, nos lo creamos o no,  nuestra productividad sufre un efecto negativo, afecta al trabajo que estemos haciendo, a la rentabilidad de nuestra empresa e incluso a nuestra vida personal.

En esta época en la que nos ha tocado vivir, en la que todo cambia tan rápidamente, en este mundo que podríamos definir como tan caótico en demasiadas ocasiones, en que vivimos sobresaturados de información, en que nos vemos continuamente bombardeados por toda clase de estímulos, lo difícil es mantener la concentración en algo que necesitemos realizar, ya que las distracciones nos aparecerán de manera reiterada y por todos lados.

En productividad podríamos citar sobre este tema la conocida como “ley de Hutchinson” que dice: “si un problema o un trabajo necesita la máxima concentración por nuestra parte, aparecerá en algún momento inesperado una distracción irresistible”.

Cada vez que nos venza una, nuestro trabajo sufrirá un frenazo. Además, con casi absoluta seguridad, significará un retroceso sobre lo que estábamos haciendo.  Dependerá sin duda alguna del tiempo que hayamos estado distraídos. Es importante saber que el tiempo que nos robe la distracción será más influyente que la distracción misma. Por esa razón siempre suelo afirmar que una distracción hace más daño cuanto más dura.

Realmente hay personas a quienes concentrarse les resulta prácticamente imposible. Esto es así porque nuestros hábitos y creencias han cambiado de la misma manera que lo ha hecho la propia naturaleza del trabajo. Nos hemos acostumbrado a estar todo el día permanentemente conectados a nuestros teléfonos móviles, a internet, al correo electrónico, e incluso a las redes sociales, aunque estas últimas, en muchas ocasiones, tengan que más ver con nuestra vida privada  que con la profesional.

Y, claro, pagamos un alto precio: el de no ser conscientes de hábitos tan poco productivos que hemos ido adquiriendo y de que nuestros condicionamientos mentales o creencias, también han cambiado. Realmente pensamos que no podemos desconectarnos del exterior, que necesitamos y estamos convencidos, de que para nuestro trabajo es necesario acceder de manera inmediata a cada cosa, a cada giro que ocurra en nuestro entorno. ¿Cómo no voy a atender inmediatamente a mi cliente?, ¿cómo no voy a contestar rápidamente a la información que me piden por e-mail?, ¿cómo le voy a decir que no le puedo atender en este momento a un compañero?, ¿cómo  no voy a solucionar inmediatamente lo que me pide mi jefe?…

Con esta actitud abrimos de par en par las puertas a las continuas distracciones que sufrimos, y como consecuencia nos impiden algo esencial para poder concentrarnos: aislarnos del ruido exterior, de los estímulos que continuamente nos llegan por todos sitios. Para ello tendremos que cerrar puertas. Esto significa que deberemos identificar qué es lo que nos distrae y poner los medios necesarios para que esa distracción encuentre un obstáculo que le impida llegar hasta nosotros.

Las distracciones, en un principio vienen siempre del exterior, y es ahí donde debemos de cerrar la posibilidad de que nos lleguen. Ahora bien, si traspasan esa puerta imaginaria, las deberemos gestionar  correctamente o, de lo contrario, se convertirán en distracciones internas. Serán distracciones producidas por nuestra propia cabeza.

Para evitar las distracciones que nos llegan del exterior deberemos identificarlas. Enseguida nos daremos cuenta, si es que no los sabemos ya, de que el teléfono, el correo electrónico, las personas que interactúan con nosotros, etc., son las principales causantes de nuestras distracciones.

Los tontos actúan distraídamente. El sabio custodia su atención como si fuera su tesoro más precioso”. Buddha

Cuando necesitemos concentrarnos porque debemos de hacer alguna tarea especial que así lo requiera: ¿por qué no podemos apagar el teléfono?, ¿por qué no podemos cerrar nuestro gestor de correo electrónico?, ¿por qué no podemos cerrar la puerta de nuestro despacho?, ¿por qué no podemos pedir a nuestros compañeros que no nos molesten? Esto no significar estar todo el día aislado del exterior. Pero si queremos mantener la concentración en esa tarea que así lo requiere, tendremos que adoptar algunas medidas, deberemos hacer algo para evitar que nos distraigan.

Aquí aparecerá un gran enemigo que tenemos agazapado en nuestra propia cabeza y que nos impide en muchas ocasiones actuar convenientemente y de manera diferente; nuestras creencias y condicionamientos mentales. Nuestra cabeza nos dirá: al cliente hay que atenderle inmediatamente. No le puedo decir que no atiendo ni a mi jefe ni a mis compañeros. Si alguien me llama por teléfono o me envía un e-mail será por algo importante. Y así,  al final nos dejamos distraer porque no cerramos las puertas adecuadas.

Pero tenemos otra fuente de distracción y es nuestra propia cabeza. Cuando gestionamos mal nuestros compromisos, cuando lo que hacemos es tratar de recordar con nuestra memoria las cosas que nos van surgiendo a lo largo del día, estamos permitiendo que tarde o temprano esas cosas nos distraigan.

Cuando está demasiado exaltada y excesivamente activa, la mente se distrae con facilidad.” Dalai Lama

Cuando nos empeñamos en hacer una cosa, pero tenemos en nuestra mente otras veinte, sabemos por experiencia lo que va a ocurrir. No lograremos concentrarnos y si lo conseguimos, la perderemos constantemente, porque estas cosas pendientes que tenemos en la cabeza irán apareciendo aleatoriamente sin pedirnos permiso, pero con una consecuencia fatal. Nos distraerán.

Para evitarlo no queda otra solución que recopilarlas, que sacarlas  fuera de nuestra mente. Esto no es más que otro hábito: apuntar las ideas y cosas que ronden por nuestra cabeza. Después las deberemos gestionar correctamente y para ello contamos  con un buen método de productividad como es GTD. Llevando a cabo de manera correcta los 5 pasos para administrar el flujo del trabajo, anularemos los efectos negativos de las distracciones, ya que estas desaparecerán de nuestra cabeza.

Un último consejo: practica la meditación para lograr la atención plena a través de mindfulness. Estas sencillas técnicas, te ayudarán a recobrar la calma cuando sientas que la estás perdiendo, te ayudarán a mantenerte concentrado alejando las distracciones de tu cabeza. Te permitirán elegir el foco y no perderlo por causas externas. Estas técnicas te ayudarán a mejorar tu capacidad para concentrarte con resultados sorprendentes, ya que aprenderás a centrar tu pensamiento en la tarea o idea que hayas elegido.

 

José Ignacio Azkue   

 

4 comentarios
  1. David Sánchez
    David Sánchez Dice:

    Hola Ignacio,

    una buena reflexión y recopilación sobre las distracciones. El hábito de capturar (escribir, anotar,…) es clave para poder hacer una gestión efectiva de esas distracciones evitando que la atención se vaya de donde tiene que estar en el momento en que se produce la distracción (en lo que estás haciendo). Hacer una buena gestión de las distracciones o interrupciones es clave para ser eficiente, es decir, para hacer mejor lo que tenemos que hacer. Evitar el impulso inicial es clave, si logramos vencerlo conseguiremos generar el hábito de no atender inmediatamente a a todas las interrupciones.

    Por otro lado, también hay que identificar el factor de que el trabajo a veces surge cuando surge y que, aunque estemos centrados en una actividad concreta, puede ocurrir que debamos atender algo irremediablemente. Lo importante en este caso es tomar una decisión con la que nos sintamos cómodos porque es la decisión correcta a atender en ese momento. Si usas GTD o metodologías modernas de efectividad personal, los casos en los que se producirán estos momentos existirán, sin duda, pero serán una mínima parte de la actividad.

    Un saludo

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    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Tienes toda la razón David y lo has resumido muy bien.
      En general todas las distracciones en un principio vienen de fuera. Si las sabemos tratar correctamente, capturar, dejaran de ser interrupciones, serán microinterrupciones difíciles de anular pero que hacen poco daño en general.
      Si esta parte no la hacemos bien, se convertirán en las distracciones internas, en las que nos provocan nuestra propia cabeza, por tener en ella compromisos incompletos sin haberlos aclarado lo suficiente.
      Efectivamente, y los que usamos GTD los sabemos, hay técnicas para evitar todo esto. Ahora bien, esto no nos va impedir que nos estalle un conflicto que tengamos que atender de inmediato (al fin y al cabo también será una distracción), pero somos capaces de evitar en la mayoría de los casos que nos ocurran estas cosa.
      Muchas gracias por tu acertado, como siempre, comentario.

      Un saludo

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  2. Oliver
    Oliver Dice:

    A mí me funciona bastante bien el sistema Pomodoro. Cuando pienso en franjas de 25 minutos de trabajo me resulta más fácil concentrarme y evitar las distracciones.

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    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Me alegro Oliver.
      En productividad debemos encontrar las cosas que nos sirvan, no las que otros dicen que funcionan. Cada persona es un mundo y tiene sus circunstancias, por tanto debe adecuar las técnicas a su situación.
      Muchas gracias por tu aportación un saludo.

      Responder

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