¿Qué ocurre cuando gestionamos las tareas desde la bandeja de entrada del correo electrónico?

No son pocas las personas que utilizan la bandeja de entrada de su herramienta de gestión del correo electrónico como gestor de tareas. Abres el correo, ves que tienes 20 mensajes nuevos, pero también sabes que tienes correos pendientes de trabajar desde hace días. Incluso, podríamos decir sin equivocarnos que puede que los tengas desde hace varias semanas. Están ahí pendientes de que te decidas a hacer algo con ellos y, por tanto, dando vueltas en tu cabeza y en tu psique.

Estarán en la bandeja de entrada  como algo pendiente, pero despistados y perdidos hasta que te decidas a meterles mano, y es muy probable que no lo hagas hasta que te explote uno en las narices, en forma de urgencia inaplazable, y lo tengas que tomar como a los toros, por los cuernos.

Este hecho  es recurrente, y  veo que caen en él casi todas las personas que asisten a mis talleres de productividad y GTD. Hacen un mal uso de una herramienta de trabajo. El gestor de correo no es más que eso, una herramienta. Está diseñado para ser  un buzón donde llegan cosas que en algún momento deberé de procesar, es decir, pensar sobre lo que me ha llegado  para saber que son y decidir qué hacer con ellas. Además puede ser una herramienta que me sirva también de archivo donde almacenar información sobre diversos temas. Pero nada más; y, sobre todo, nunca será un buen gestor de tareas.

Llega un correo a cualquier hora del día. Inmediatamente lo abres. Tu humana curiosidad te empuja a mirarlo para saber qué viene, aunque con ello te provoques una distracción y, como consecuencia, probablemente dejes la tarea que estabas haciendo sin terminar. Descubres que es una tarea que hacer. Lo medio lees a toda velocidad mientras tu mente se bloquea ante la dificultad de lo que te acaba de llegar y tus ojos se van abriendo cada vez más, ante la sorpresa de que no sabes qué hacer con ello. Lo marcas de nuevo como ‘No leído’ y te dices a ti mismo, aunque sabes que es mentira, que volverás a él después, y además enseguida, hoy sin falta. Sin embargo, mientras lo leías han llegado unos cuantos más, y ahora, volver a la tarea que estabas realizando antes de mirar tu correo se hace aún más difícil, podríamos decir que es casi una “misión imposible”.

 “Vivimos en una sociedad profundamente dependiente de la ciencia y la tecnología y en la que nadie sabe nada de estos temas. Ello constituye una fórmula segura para el desastre”. Carl Sagan

No quiero quitar la importancia que tiene el gestor del correo electrónico dentro de la operatividad de una empresa. Ahora bien, utilizarlo para gestionar desde la bandeja de entrada del email los trabajos y los proyectos  puede acarrear muchos problemas debido a que estamos haciendo un mal uso de esta herramienta, y ello nos provocará seguramente una serie de inconvenientes que podríamos evitar. Veamos algunos.

  • Tener mezcladas cosas con significados diferentes. A través del correo solo nos pueden llegar 3 tipos de cosas: tareas, información o basura. Además dentro de cada uno de estos tres grupos habrá cosas de diferente naturaleza, prioridad e importancia. Gestionarlas desde una única lista provoca confusión y falta de visión al tener cosas de diferente naturaleza en una única lista. Que esté todo mezclado supone una dificultad añadida para ver las tareas pendientes con objetividad.
  • Dificultad para gestionar proyectos. Para los que seguimos el método GTD, un proyecto es algo que para completarse requiere hacer más de tres tareas. Si tenemos un proyecto en la bandeja de entrada, deberemos de visualizar el conjunto de tareas a realizar (en GTD es la planificación natural de proyectos). Tener esta visión completa de un proyecto, con un listado claro y organizado de todas las tareas pendientes, es una ventaja fundamental a la hora de poner en marcha y completar dicho proyecto, más aún cuando se trate de un proyecto complejo o con varias tareas. Si se pretende hacer por medio de la bandeja de entrada del correo, es prácticamente imposible realizarlo de manera práctica, y difícilmente se tendrá una visión clara y detallada de la totalidad de cosas a realizar.
  • El maldito cursor. Cuando vamos pasando el cursor, buscando correo a correo, hasta llegar al que teníamos marcado como no leído, es muy fácil que para llegar al que estamos buscando pasemos por encima de otros que están en la misma situación, es decir como no leídos. Este hecho de pasar el cursor por encima puede provocar, y de hecho lo hace en muchas ocasiones, que se nos ponga el correo como leído. Como consecuencia de esto, tenemos que hacer un rastreo entre todos nuestros correos, en el que tendremos  que estar atentos  para encontrar lo que buscamos y vigilar que no se nos modifique el estado de lectura de manera involuntaria, ya que si esto ocurriera perderíamos nuestra visión de esa tarea como pendiente. Lo que puede tener graves consecuencias.
  • Convertirlo en un hábito que nos lleve al olvido de las cosas pendientes. Es muy fácil empezar dejando un correo marcado como no leído, pero más fácil será al cabo de poco tiempo ir dejando cada vez más correos como no leídos. Esto convertirá finalmente la bandeja de entrada en un listado inabordable que nos resultará desagradable y estresante de consultar, ya que no sabremos qué es todo lo que tenemos allí perdido y descontrolado.

“Si la única herramienta que tiene es un martillo, pensará que cada problema que surge es un clavo”. Mark Twain

El correo ha llegado a convertirse en una parte básica del trabajo, a la que dedicamos muchas horas y esfuerzos. Pero ‘vivir’ pendiente y dependiente de él hará que las prioridades de otros pasen a ocupar el puesto de nuestras prioridades. Si a esto añadimos que hacemos un uso incorrecto de la herramienta, estaremos asegurándonos una mala gestión de los temas pendientes que  se hayan acercado a nuestro horizonte.

Usemos las listas externas necesarias  para sacar de la bandeja de entrada las cosas que nos llegan a través del correo. Cada vez que nos llegue uno, ya lo tenemos recopilado. Dediquémosle, cuando sea preciso, el tiempo necesario para pensar en lo que nos ha llegado.  Una vez aclarado podremos poner los recordatorios necesarios  en las diversas listas que tengamos, para de esta manera tener controlados y organizados todos los temas que nos lleguen a través de este medio. Será la mejor forma de trabajar de manera más eficaz y productiva. No hacerlo así y usar la bandeja de entrada como gestor de tareas, al final, nos pasará una cara factura.

 

José Ignacio Azkue   

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