El e-mail también hay que saber usarlo, pero nadie nos ha enseñado a hacerlo correctamente

El correo electrónico, también conocido como e-mail​ o email,​ es un servicio extendido a nivel mundial, que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes mediante redes de comunicación electrónica.

El término de correo electrónico proviene de la analogía con el, hoy prácticamente desbancado, correo postal; ambos nos sirven para enviar y recibir escritos y mensajes y, tanto en uno como en otro, se utilizan unos buzones intermedios, en el electrónico denominados servidores de correo. Por medio del correo electrónico se puede remitir no solamente texto, sino que, en la actualidad, se envían todo tipo de archivos digitales.

Desde el inicio de su expansión por todo el mundo, hacia mediados de los años 90 del siglo pasado, el e-mail ha ido transformando paulatinamente nuestro trabajo hasta pasar a ser, en la actualidad, una forma de comunicación imprescindible para la mayoría de los profesionales en cualquier lugar de este planeta. Pero su propagación ha crecido de tal forma que se ha introducido, y de manera relevante, también en nuestra vida privada.

Hoy en día, este medio de mensajería instantánea se ha transformado en algo más que una herramienta para enviar mensajes. Se ha transformado en un identificador de acceso para la mayoría de aplicaciones informáticas que hay en el mercado. Sin ser conscientes de las consecuencias que puede acarrear a futuro, se facilitan las direcciones de e-mail sin ningún pudor, y con demasiada facilidad, para ingresar en todo tipo de cuentas, al hacer compras en muchos establecimientos, para acceder a redes sociales, foros de discusión y un largo etcétera.

El resultado de esta práctica tan usual es que se va dejando la dirección de correo por todos lados para que, después, lleguen e inunden los buzones de entrada de propaganda, de spam y de otros correos que, por lo general, terminan en la papelera para pesar de quien los recibe.

Abusar no es usar, si no mal usar” Anonimo.

Para poder hablar en profundidad del correo electrónico y de su correcta gestión, serían necesarios varios artículos como éste; lo iré haciendo poco a poco, pero ahora me voy a centrar en unos hábitos muy sencillos y que pueden mejorar nuestro uso de esta herramienta.

  • Trabajar con el e-mail es algo que nadie te ha enseñado

Un día te pusieron, o te pusiste, delante de un ordenador, te instalaron una aplicación para gestionar el correo y te dijeron: “aquí tienes tu propia oficina de correos, úsala y arréglate como puedas”.

Como consecuencia, no te quedó más remedio que ser autodidacta en la materia o, en el mejor de los casos, aprendiste de lo que hacían los demás. Lo más habitual es que fuera un mal aprendizaje, porque quienes te enseñaban habían pasado por el mismo proceso y mal aprendizaje por el que después pasaste tú.

Al final, seguramente, desarrollaste unos malos hábitos que han convertido esta herramienta en un problema creciente para los trabajadores del conocimiento y, por ende, para las empresas y organizaciones.

  • Es una importante fuente de interrupciones y distracciones

Para empezar, deberías de tener en cuenta que el e-mail es tan solo una herramienta más de tu trabajo, como otras muchas que puedas tener en tu ordenador, en tu escritorio, o donde sea que desarrolles tus responsabilidades. Cada una de ellas te permite llevar a cabo ciertas labores, y solo estar pendiente de ellas cuando las debes utilizar para hacer algo concreto. Sin embargo, con el correo electrónico no pasa esto, pues la mayoría de las personas lo tienen activado todo el día y están pendientes de él, como mínimo, durante toda su jornada laboral y, en muchas ocasiones, incluso después de haber finalizado ésta.

Esta forma de actuar de muchas personas con el correo electrónico, demasiadas diría yo, les ha hecho adquirir el hábito de estar continuamente pendientes de lo que les llega a través de esta herramienta, tanto en el trabajo como fuera de él. El mantener abierto, durante toda la jornada, el gestor del e-mail se ha convertido en una de las mayores fuentes de interrupciones y distracciones que existen hoy en día para el trabajador del conocimiento, pues son pocas las personas capaces de recibir en su pantalla el anuncio de la llegada de un nuevo correo y resistirse a ver lo que le ha llegado. Ahora bien, se trata de una interrupción que distrae de lo que se estaba haciendo, y como lo más seguro es que ocurra muchas veces al día, la suma de todas ellas nos lleva por un camino poco productivo.

El estar a merced del correo electrónico, de sus constantes interrupciones y distracciones, condiciona el flujo de trabajo y determina las decisiones sobre qué hacer en cada momento, ya que se estará más proclive a reaccionar y a atender a cada uno de los emails que llegan que a ocuparse de lo que de verdad es prioritario o se había decidido que había que resolver.

¿Por qué esta magnífica tecnología, que ahorra trabajo y nos hace la vida más fácil nos aporta tan poca felicidad? La respuesta es esta, simplemente: porque aún no hemos aprendido a usarla con tino” Albert Einstein.

  • ¿Por qué lo primero que haces en tu trabajo es abrir el correo electrónico?

Lo habitual es leer, nada más llegar al trabajo, los correos nuevos que han llegado o los que teníamos pendientes de otros días. También están los casos más extremos de quienes los que lo leen en pijama o mientras desayunan en su casa; incluso habrá quienes lo hagan, imagino, en el transporte público mientras van de camino a su trabajo. Puede que en algunos casos esto sea necesario, pero en su mayoría pienso que no. Precisamente para la mayoría, opino que empezar por los emails es un método eficaz para empezar el día de modo menos productivo, menos motivante y menos alegre, al dejar de lado las tareas importantes por resolver.

La consecuencia directa de este modo de empezar el día, leyendo los e-mails, es que se trabaja a las órdenes de los remitentes de esos correos, incumpliendo así, día tras día, lo que se había decidido que era importante y prioritario de hacer.

¿No sería mejor aprovechar esa hora, esos momentos en los que la persona esta fresca, con capacidad de concentración y con la mente despejada, para encarar esas tareas difíciles e importantes que se tienen pendientes? Opino que sí y que, aunque seguramente hacer estas últimas va a suponer un esfuerzo mayor que enfrascarse con los marrones que llegan a través del correo, pero que no aportan tanto como esa tarea relevante, merecerá más la pena ese esfuerzo que dejarlas sin hacer porque se abre el correo a primera hora de la mañana.

  • Usa un título que sea adecuado en el “asunto”

Esta parte del correo, junto con el remitente, es lo primero que se lee y, probablemente, lo más importante, ya que nuestro cerebro va a tratar de identificar y anticipar, a través de tales datos, lo que vendrá después en el cuerpo del mensaje. Por tanto, su correcta definición es de suma importancia. El utilizar frases como “por favor léelo” o el más usado todavía como es el “urgente” sin decir nada más, el utilizar una sola o dos palabras genéricas que no den un significado correcto al mensaje, dice muy poco sobre éste y sobre el remitente.

Por el contrario, un asunto bien definido y que deje claro lo que viene a continuación, va a permitir decidir sobre qué hacer con ese correo en ese momento. Puede ser una pista concluyente si lo que quieres es dedicarle tu atención en ese instante a lo crucial y dejar, tal vez para otro momento, cosas no tan prioritarias.

Hay ciertas cosas que para hacerlas bien no basta haberlas aprendido” Séneca

  • No pongas en copia a toda la oficina

Hay una costumbre muy extendida de poner en copia a todo el mundo, y muchas veces, la única razón para ello es el recurrente “para que se enteren por si acaso” o el también manido “para que después no digan que no se enteraron”. Pues no, cuando se manda un correo, se debe pensar con objetividad a quién dirigirlo, pero rara vez será necesario que sea a todo el mundo. Si en tu trabajo lo que te preocupa es guardarte las espaldas con un correo electrónico, es que debes tener más de un problema sobre los que deberías reflexionar, y si fuese una costumbre extendida a más personas en la empresa, el problema debería ser estudiado a nivel global.

Hay también una costumbre, también muy extendida, de que cuando se recibe uno de estos correos, la respuesta es siempre a todos los que figuran en el correo inicial. La contestación debe ir solamente a la persona o personas a las que atañe ésta y se deberá eliminar del cajetín de destinatario el resto de direcciones.

Cada vez que se manda un correo de estos, con múltiples destinatarios y a cuantos más mejor, a lo que se está obligando es, a quien lo recibe, a mirarlo y a dedicarle una parte de su atención y tiempo para decidir sobre lo que acaba de recibir. Si después el correo termina en la papelera o en el archivo de las cosas destinadas al olvido, cosa que en muchos casos es más que probable, no habrás conseguido nada. Bueno, algo sí: sabotear la productividad del destinatario.

Hay una regla no escrita pero que se cumple con el e-mail: “cuanto menos correo mandes menos recibirás”. Piensa en que si lo que deseas es recibir en tu buzón de entrada muchos correos, de los cuales una cantidad no te incumben o son irrelevantes o si, por el contrario, quieres pocos correos y que éstos sean solo los necesarios para tu trabajo.

Los abusos, aun en el estado más sólido, son minas sordas que tarde o temprano estallan” Joseph Sanial-Dubay

  • Evitar chatear a través del correo

Hay que evitar las situaciones en las que un primer correo se convierte en un diálogo en el que, mensaje va-mensaje viene, éstos se van acumulando sin que se llegue a ningún acuerdo, o que una inicial conversación se convierta en una discusión que va subiendo de tono sin que parezca que vaya a tener fin.

Para estos casos está el teléfono. Cuando se cruzan más de tres correos, debería saltar la alarma de que la discusión puede empezar a ralentizarse por la propia naturaleza del medio, a eternizarse o que probablemente termine por perder toda su eficiencia como medio de comunicación. Es mucho más productivo y rápido coger el teléfono y aclarar las cosas rápidamente para no estar pendiente de contestaciones que no se sabe ni cuándo van a llegar ni cuánto va a costar cerrarlas.

El correo es algo que se usa, en demasiadas ocasiones, más de lo estrictamente necesario, a la vez que es muy fácil hacer un mal uso de él.  Esta relación tan estrecha con tal herramienta ha ocasionado que se adquieran una serie de malos hábitos, productivamente hablando, con consecuencias en el trabajo, en cómo se realiza y en sus resultados. Esforcémonos un poco para cambiar lo necesario y para que, en lugar de ser una ayuda, no termine siendo un enemigo.

 

José Ignacio Azkue

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