Decidir sobre tus correos electrónicos también te cansa. No los dejes para más tarde porque se te acumularán en la bandeja de entrada

A pesar de que hoy en día existen muchos servicios de mensajería instantánea, y de que algunos de ellos son verdaderamente muy populares, el correo electrónico sigue siendo el indiscutible medio de comunicación y de intercambio de ficheros en el ámbito empresarial.

Sí, este servicio, que empezó a popularizarse durante los años 90 del pasado siglo, ha ido creciendo y expandiéndose por todo el mundo de modo exponencial desde entonces y, según datos estimados, en el 2017, de media se enviaron 225.300 millones de correos al día. Para este año, se espera que la cifra de correos electrónico enviados llegue a alcanzar los 236.500 millones.

Con tales volúmenes, que no nos extrañe si la media de correos recibidos por persona se sitúa, en la actualidad, entre los 110 y los 140 según sea la fuente en que nos basemos.  Por tanto, creo que a pocas personas les va extrañar, porque seguro que lo sufren, si afirmo que el e-mail es una importante fuente de estrés y un gran problema para la productividad de muchos profesionales.

Una de las consecuencias que provoca este aluvión de mensajes es que cualquier trabajador comprueba su correo unas 70 veces al día. Todo esto acarrea secuelas en forma de interrupciones y distracciones y repercute en la efectividad personal. Pero hay más: ante esa riada diaria y constante, no suele quedar más remedio que tomar alguna decisión repentina sobre lo que ha llegado a toda velocidad.

El hombre que pretende verlo todo con claridad antes de decidir, nunca decide” Henry F. Amiel.

Hay una realidad en la que creo estamos de acuerdo, prácticamente, todos los que nos dedicamos a facilitar formación sobre productividad, y es sobre la conveniencia de no consultar el correo electrónico nada más empezar a trabajar, y ni mucho menos hacerlo en casa antes de llegar a al trabajo, algo que es válido para un amplio espectro de trabajadores, aunque no para todos.

Lo que se suele aconsejar es consultar el correo únicamente cuatro, cinco o seis veces al día para, de esta forma, no estar todo el día reaccionando a cada correo que nos entra y correr el peligro de caer la improductiva multitarea.

Pero si te pones a analizar el problema que subyace bajo una bandeja de entrada repleta de correos sin leer, lo que puedes descubrir y que tal vez te extrañe, es que el volumen o número de correos pendientes de leer no es el verdadero problema. Si analizas cada correo, el motivo por el que muchos siguen sin resolverse, aparte de que pueda deberse a su mala gestión, tal vez recaiga en las decisiones importantes, o no tanto, que habrás de tomar sobre ellos.

Completar ese trabajo, es decir, decidir, como comentaba en un reciente artículo, cansa. La capacidad de tomar decisiones racionales es finita y va menguando durante el transcurso del día. Sin embargo, muy pocas personas son conscientes de que la costumbre de dejar la toma de decisiones para el final de la jornada, cuando más cansados estamos, va a ser algo contra lo que tendremos que luchar, ya que la tentación de postergar esa decisión para otro momento, con tal de no tener que tomarla.

Aplazar los asuntos es una manera de matarlos despacio” Carlos Marzal.

Muchas veces puedo tener correos que dejo para contestar más tarde, con la excusa de que hay cosas más importantes que hacer ahora cuando, en realidad, lo que estoy haciendo es posponer la toma de decisiones, porque eso me abruma. Y, no es necesario que sean grandes decisiones, incluso con las banales también puede ocurrir lo mismo, aunque seguro que menos.

¿Qué descuento le doy a este cliente?, ¿cómo le puedo decir a ese compañero que no me puedo reunir con él?, ¿qué imagen, de entre todas éstas, mando al informático para que la incorpore en esa página nueva de la web corporativa?, ¿asistiré a esa reunión informativa?, ¿cómo me excuso si no voy? En fin, decisiones que debo tomar y que pueden estar agazapadas detrás de algún correo que, voluntariamente, he dejado sin leer porque no me apetece decidir.

No nos debería sorprender pero, en general, contestamos sin más problemas los mensajes de respuesta fácil; es más, los podemos procesar en cuestión de segundos, de forma reactiva, incluso atendiendo a los que son puras distracciones. Pero las respuestas más difíciles o incómodas se nos pueden retrasar indefinidamente, y esta actitud nos irrita y nos puede incomodar hasta extremos preocupantes cuando, al final, decidimos y respondemos a los días e incluso semanas, y quedamos mal por haber contestado tarde.

En cualquier momento de decisión lo mejor es hacer lo correcto, luego lo incorrecto, y lo peor es no hacer nada” Theodore Roosevelt.

Te sugiero que para evitar estas consecuencias dediques unos espacios durante la mañana a repasar y solventar estos correos, pero no lo hagas a primera hora sino más tarde, cuando aún mantengas tus capacidades con suficiente energía como para tomar decisiones. Seguramente que con los que recibas a la tarde, con la mayoría seguramente, no pasará nada si los contestas al día siguiente por la mañana.

Deberás programar, hasta que se convierta en un hábito, unos espacios no demasiado largos para este menester y donde solamente atiendas este tipo de correos con la claridad mental suficiente para que no te dé pereza decidir y no los dejes arrinconados.

No sé hasta dónde llegará el incremento en el número de correos que se envían, aunque sí conozco algunas de las consecuencias que esto puede llegar a tener para cualquier trabajador del conocimiento. Lo que sí me parece importante es identificar los motivos por los que hay correos que permanecen sin solucionar durante días. Corregir este problema tiene que ver, en muchas ocasiones, con ciertos hábitos, como casi todo en productividad, de modo que, si identificamos el origen y lo que tenemos que cambiar, la solución estará en nuestras manos.

 

José Ignacio Azkue

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