UN PEQUEÑO PLAN PARA GESTIONAR MI DÍA

Aquel día como otro cualquiera empecé mi jornada laboral con mis mejores intenciones. Tenía una vaga idea de las cosas que debía hacer y rondaban mi cabeza un montón de cosas que tenía pendientes. Nada más llegar encendí el ordenador y empecé a leer los correos. Sin darme cuenta ya me había puesto el uniforme de bombero y estaba apagando fuegos aquí y allá. De repente me pasan una llamada, por dios… ese cliente, le había prometido que ayer tendría sin falta el presupuesto. Le atiendo y le prometo que hoy antes de comer lo va a tener. Dejo todo y empiezo con el presupuesto. Cuando más concentrado estaba, suena la alarma y me aparece un mensaje en el ordenador. Dentro de medía hora tengo la reunión con el equipo comercial. Todavía no he recopilado los datos de este mes…

En dos horas mi trabajo parecía que consistía en escapar de emboscadas que me tendían en cada esquina. Ya no sabía, ni era capaz de recordar, cuáles eran las intenciones con las que había llegado a la oficina. Pero lo peor era que esto me ocurría casi todos los días y al final…

Cada día sabemos o debemos ser conscientes de que no podemos hacer todo. Por tanto como hemos comentado en artículos anteriores, debemos de tener una serie de listas con tareas por hacer. Lo importante no es gestionar bien el tiempo, ya que este no se puede gestionar, es una falacia tal afirmación.  Debemos gestionar eficazmente las tareas, para ello tenemos un gran método GTD “Getting Things Done” de David Allen. También podemos adaptar uno a nuestras necesidades partiendo de unos principios básicos.

Todos los días, preferiblemente el día anterior, debemos preparar un pequeño plan de trabajo de nuestra jornada, este pequeño gesto te va a beneficiar ya que:

  • Empezarás a trabajar con un mapa muy claro de qué es lo que debes hacer.
  • Identificarás con antelación tus tareas más importantes.
  • Te permite enfocar esas tareas con tus objetivos, ganarás en perspectiva y motivación.
  • Podrás empezar el día haciendo algo importante. Esta actitud te ayudará a esquivar más fácilmente las emboscadas de las que hablábamos al principio del artículo.
  • Gestionarás más eficazmente todo aquello que tenga una fecha límite, ya que te anticiparás a estas fechas.
  • Evita las distracciones. Identifica qué te distrae: el teléfono, el e-mail, los compañeros, las redes sociales, etc… Pon barreras para eliminarlas.
  • No conviertas tu planificación en un tetris difícil de cumplir, deja huecos para imprevistos que seguro que aparecerán.
  • Cuando empieces una tareas, termínala. Ir dejando tareas sin terminar es uno de los mayores motivos de baja productividad.
  • Tu trabajo es hacer, no planificar. Dedícale sólo el tiempo justo para ello.

Con tan sólo unos minutos al día, de 5 a 10, puedes ahorrarte horas de ineficacia, estrés y desmotivación. Un arquitecto no empieza un edificio por cualquier parte, de igual manera, tu día deberá empezar, por unas tareas concretas que tú hayas decidido hacer en función de lo que quieres conseguir, es decir, de tus objetivos.

 

José Ignacio Azkue

 

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