¿QUÉ GANAMOS PONIENDO FECHAS LIMITE A NUESTRAS TAREAS? “CONTROL”

Es muy habitual oír a una persona cuando le preguntas ¿qué tal te ido el día? Que te responda que le ha ido bien, pero que no ha podido hacer muchas de las cosas que esperaba hacer. Que nunca acaba el día pensando que ha hecho lo que se había propuesto y que quizá lo que se propone hacer no es realista.

Tenía razón, el problema está en que para muchos de nosotros, la lista de tareas se ha convertido en una lista de culpabilidades. Un inventario de todo lo que queremos hacer, planeamos hacer, pensamos que deberíamos hacer, pero que nunca hacemos. Es más bien una lista con muchas cosas que nunca conseguiremos hacer.

Y cuanto más larga sea la lista, menos probable será que la completemos y más agobiados estaremos.

En el libro “El poder del pleno compromiso” de Jim Loehr y Tony Schwatz, se cita un estudio en el que un conjunto de mujeres aceptaron hacerse una autoexploración mamaria. Las dividieron en dos grupos, y a uno de ellos les dijeron, simplemente, que lo hicieran en algún momento de los siguientes treinta días. A las mujeres del otro grupo les pidieron que decidiera cuándo y dónde hacerlo. Sólo el cincuenta y tres por ciento del primer grupo llevó a cabo la autoexploración, pero todas las mujeres que decidieron cuándo y dónde la harían (el cien por cien) se la realizaron.

En otras palabras, el problema más común de las listas de tareas es que las utilizamos como la herramienta principal para determinar lo que vamos a hacer en un día, pero no es la herramienta apropiada para llevarlo a cabo. Una lista de tareas es una lista de recopilación. Nos sirve para recordar todo aquello que tenemos que hacer y, por esa razón, es tan importante dividir la lista según las prioridades que nos salgan de nuestros objetivos anuales. Esto nos garantiza que nos dediquemos a las cosas relevantes, es decir, aquellas que nos ayudan a conseguir nuestros objetivos.

El calendario por otra parte es una herramienta perfecta para que alcancemos nuestros objetivos diarios, porque es finito: cada día tiene un número determinado de horas. Y lo veremos claramente en el momento que intentemos acomodar una cantidad irreal de actividades en un espacio de tiempo limitado.

Así que, cuando tengas la lista de tareas dividida en categorías, cojas el calendario y las organices en franjas de tiempo, de manera que lo complicado y más importante esté al principio del día. Y con esto propongo que estas tareas estén antes de mirar por primera vez los correos electrónicos. Te ayudará a hacer lo que tienes que hacer para sentirte bien al llegar a la noche.

Puesto que no podrás encajar todas las actividades de la lista en el calendario, eso es seguro, deberá elegir lo más importante. ¿Qué es lo que no puedo posponer para otro día?, ¿qué aspectos he estado descuidando?, ¿a qué categoría no has prestado atención?, ¿en qué lugar del calendario las puedo acomodar?

Para terminar. Cuando organices tus prioridades para un día determinado, asegúrate de que dejas algo de tiempo, preferentemente a la tarde, para ocuparte de las necesidades de los demás y para aquellos imprevistos y urgencias que tengas que solucionar ese mismo día.

Al utilizar esta técnica verás que siempre hay actividades de la lista de tareas que se te quedan sin hacer en un día determinado.

Es muy positivo que lo asumas ya que habría ocurrido de todas formas, pero al final de la jornada te habría sorprendido no hacerla, estarías decepcionado y, lo peor de todo, te sentirías impotente porque habrías perdido el control sobre lo que hacer y lo que dejaba de hacer.

Con este proceso, en cambio, sabes qué es lo que dejas para otro día. Decides por la mañana o la noche anterior, creo que esto último es lo más recomendable, qué es lo más importante y en qué te vas a centrar nada más empezar tu jornada laboral.

En otra entrega veremos qué hacer con esas tareas que se van quedando en la lista de tareas y que nunca hacemos.

Si quieres asegurarte de hacer algo, decide cuándo y dónde lo vas a hacer.

 

José Ignacio Azkue

 

 

4 comentarios
  1. José Carlos Arroyo
    José Carlos Arroyo Dice:

    Totalmente claro el artículo.
    Muchas veces pasamos por alto las fechas pues tenemos el temor de comprometernos llegar a una fecha y no tener listo el entregable. Pero sin duda es un mecanismo de control como bien mencionas.
    Muchas gracias!!!

    Responder
    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Gracias José Carlos por tu comentario, efectivamente muchas veces no se hacen las cosas porque no tienen fecha límite y andan dando vueltas hasta estallan y se convierten en una urgencia. Entonces tenemos que hacerla perjudicando las tareas que deberíamos hacer.

      Responder
    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Tal vez pueda ser por que somos poco realistas a la hora de plantarnos lo que vamos a hacer. Planifica solo 3 o 4 horas al día, deja el resto para temas pendientes e imprevistos. veras otros resultados.
      Gracias por el comentario Nano.

      Responder

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *