¿POR QUÉ LA COLABORACIÓN CON LOS DEMÁS NOS ABSORBE TANTO TIEMPO?

Parece ser que las actividades que más tiempo hacen perder a los trabajadores del conocimiento son: las reuniones innecesarias, los correos inútiles y los informes con presentaciones de Power Point excesivamente largas.

Trabajar  con otros: compañeros, colaboradores, equipo, subordinados, jefes, nos exige realizar una serie de tareas para satisfacer necesidades  de esas personas.  El problema es que cada una de ellas, tiene unas prioridades diferentes. Algunas sólo necesitan nuestra opinión para un asunto que es importante para ellas, pero en muchos casos para nosotros no. Otras nos piden cierta información o datos, que para su trabajo es relevante y que nos lleva nuestro atención recopilarla y facilitársela.

No cabe duda, que ayudar a un compañero es esencial. Además a través de la educación y de nuestra forma de pensar, nos vemos obligados a hacerlo, iría contra nuestra conciencia negarnos. Otras veces, simplemente queremos ayudarlo.

Lo que nos es difícil, es ver con claridad cómo podemos dedicar el tiempo necesario a aquellos asuntos a los que añadimos valor e ignorar todos los demás.

Necesitamos una manera de identificar y minimizar, con rapidez y eficacia, los requerimientos que nos son irrelevantes, saber con seguridad si debemos ocuparnos de algo o rechazarlo. De forma, que evitemos nuestra tendencia natural, a estar siempre disponibles a todas las interrupciones, que nos llegan de nuestros compañeros o colaboradores.

Una forma sencilla de lograr esto que prendemos, es a través de un cuestionario sencillo, pero que debemos de tener siempre a mano o en nuestra cabeza, para que cuando se nos presente alguna de estas circunstancias, podamos valorar si nos debemos de ocupar de ella o no.

Cuando alguien o algo te requieran para algo, hazte estas tres preguntas:

  1. ¿Soy la persona adecuada?
  2. ¿Es el momento adecuado para hacerlo?
  3. ¿Tengo suficiente información?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es negativa y basta con que lo sea a sólo una de ellas, descarta dedicarte a esa tarea en este momento.

Tendrás tres opciones:

Delegarla a la persona adecuada o decirle a tu compañero que busque otra persona más indicada.

Programarla para otro momento, deberemos buscar el momento adecuado para su realización.

Esperar hasta que tenga toda la información necesaria. Si necesito buscar yo la información deberé planificarla, o si depende de otra persona la deberé delegar.

Lo ideal es que trabajemos y que no nos interrumpan nunca. Ya sabemos que esto es una utopía.  Tarde o temprano y muchas veces más de las que deseamos o incluso podemos aguantar, nos llegarán las interrupciones.

Este pequeño cuestionario nos facilita saber de forma práctica, fácil, clara y coherente, si tenemos que ayudar en lo que se nos pide. De esta forma evitaremos la tendencia natural que tenemos a decir “si” a todo.

Debemos ser conscientes que a nadie, ni a nosotros, ni a nuestros jefes, ni a nuestra empresa, le sale rentable dedicar unos recursos a una tarea equivocada.

Es esta precisamente la situación que debemos evitar. Queremos estar disponibles porque deseamos ser útiles a nuestros compañeros y jefes. El problema es que nos lleva a tener demasiadas tareas entre manos y muchas lo único que nos hacen es malgastar nuestros recursos en nada. Esto irónicamente es lo que nos vuelve menos productivos y eficaces.

Si nos piden asistir a una reunión y no pasa afirmativamente el cuestionario, deberemos de decir que no.

Si recibimos un correo electrónico, en el que aparecemos junto a más destinatarios y no supera el cuestionario, deberemos solicitar que nos borren de la lista o nos veremos inmersos en sucesivos “responder a todos” con lo que se disparará el número de correos inútiles que recibimos.

Si recibimos un informe que nos va a llevar una hora leerlo, deberá pasar también el cuestionario. Muchas veces nos pasan información que es irrelevante para nuestro desempeño, pero hay un erróneo afán de distribuirlo para evitar personas desinformadas.

Resistámonos a la tentación de decir que si a todo lo que nos llega, nos daremos cuenta de que tenemos la posibilidad de hacer cosas con más calidad. Nos daremos cuenta de que nuestro trabajo avanza con más facilidad ya que esquivaremos muchas de las cosas que nos frenan.

 

José Ignacio Azkue

 

 

2 comentarios
  1. Antolin Fauquet
    Antolin Fauquet Dice:

    De acuerdo con todo lo anterior. Es tal cual. A nivel personal creo que es una cuestión cultural, muy peninsular por lo menos. En cuanto a la ayuda que alguien requiere a alguien, normalmente las figuras se mantienen, no se alternan, es decir siempre piden los mismos y siempre tiene que mostrar predisposición los mismos. Y si no se les de el mundo entero está en su contra y es el causante de todas las desdichas.

    En cuanto a las reuniones, los correos, las ordenes contradictorias, etc. yo creo el origen es el mismo. Normalmente convocar un número elevado de reuniones en un gripo de trabajo es una excelente forma de echarlo todo por la borda, por que por alguna oculta razón esto nos lleva a ser poco concisos en las decisiones a lo que debemos añadir que en función de el nivel de mando en el que se encuentra el convocante, o bien actúa con el ánimo de dejar huella en la historia de la compañía o bien por que un mando de rango superior le pisa los talones.

    Bien, comentarios personales a parte, felicidades por la certeza del articulo.

    Saludos

    Responder
    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Hola Antolin, tienes razón es una cuestión cultural, aunque yo la definiría más como educacional: des de niños nos van inculcando que tenemos que ayudar a los demás, si no tenemos mala conciencia. Eso lo podemos cambiar con un “Ahora no, en otro memento si”. Este simple cambio nos permite que no nos interrumpan y ademas vamos educando a la gente al “no” en este momento. Seremos nosotros los que a partir de ese momento elijamos cuándo.
      Gracias por el comentario
      Jossé Ignacio Azkue

      Responder

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