LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL: PILARES EN LOS QUE SE APOYA (II)

Como comentamos en el artículo anterior la productividad, tiene una serie de pilares en los que se apoya. Hablamos sólo de la proactividad, la perspectiva, hoy nos toca hablar de otros dos, tan importantes como los anteriores, y son: la simplicidad o sencillez y el control del entorno.

La sencillez. Tanto la perspectiva como la proactividad nos llevan a este pilar. Hay una frase que resume de forma muy acertada este concepto y es: Piensa en grande, actúa en pequeño.

A través de los objetivos y de nuestras metas, tenemos que tener la claridad para pensar en lo que queremos conseguir, adonde queremos llegar o llevar nuestro negocio. Pero solo con pensar no se logran las cosas. Después hay que hacer. Y la mejor manera de hacer, es transformar todas esas ideas, todas esas metas y proyectos, en tareas concretas y sencillas que podamos fácilmente planificar en nuestro día. Debemos ser conscientes que lo sencillo elimina muchas de las complicaciones y obstáculos  que tenemos que sortear por nuestra falta de costumbre a la hora de convertir los proyectos e ideas en tareas concretas y sencillas.

¿Cuántas de las metas y objetivos que se ponen las personas el día 1 de enero de cada año se cumplen? Las estadísticas dicen que muy pocas o ninguna. ¿Cuál es la razón de que no se cumplan? ¿Será que son inalcanzables?

Esas sanas proposiciones se malogran por una sencilla razón: nos proponemos cambios muy drásticos a ejecutar en un corto espacio de tiempo, con pasos muy grandes o muy acentuados.

En el trabajo nos pasa lo mismo. Nos proponemos cosas que vemos como trabajos muy grandes, a realizar durante muchas horas o varios días. Es más, en muchas ocasiones no vemos ni tan siquiera por dónde empezar y nos echan para atrás. De manera fácil y recurrente los vamos retrasando y caemos sin ser consciente de ello en la procrastinación.

¿Qué pasaría si un trabajo, un proyecto, una meta, la tenemos “fileteada” en 5, en 10, o en 15 tareas claras y sencillas, que podamos ir haciendo junto con otras tareas a lo largo de un par o de varias de semanas?  Tu visión de ese trabajo sería diferente. Tus prioridades cambiarían. Te volverías proactivo y estarías ahora en condiciones de ignorar esas trivialidades que tanto tiempo te llevaban.

Además, evitarías también caer en la multitarea, la cual creo firmemente, es uno de los grandes enemigos de nuestra productividad personal, porque hace que nuestro trabajo caiga en:

La mediocridad, ya que tienes que repartir tu mente, tu creatividad y tus ganas en tres, cuatro o más cosas a la vez.

El retraso, ya que tardaras más tiempo al disgregar en cada tarea tus recursos.

La ansiedad, que te provoca el tener varios frentes abiertos, ya que todos están reclamando tu atención constantemente.

La precipitación,  tener varios frentes abiertos te impulsará a querer cerrarlos cuanto antes y en vez de buscar la calidad y la excelencia, caeremos en la mediocridad y las prisas.

La simplicidad te ayuda a ejecutar las tareas de una en una.   Te ayuda a poner frente a ti todas las tareas y los objetivos, para ir completándolas siempre con tu máxima atención pero de una en una. Y esto te dará unos claros beneficios: tranquilidad, calidad y eficacia.

Esto que parece muy complicado, el filetear en tarea sencillas un objetico o una meta, es muy sencillo y hay técnicas que ayudan a realizarlo.

Hablemos del último pilar, el control del entorno. ¿Qué nos ocurre con nuestro día de trabajo, cuando vamos ilusionados y empezamos a primera hora con nuestra planificación y a los 10 minutos, nos empieza el bombardeo diario del teléfono, el email, las urgencias, los imprevistos, las dudas, los problemas, etc.? Como tenemos hábitos reactivos y no proactivos, reaccionamos y caemos en la batalla del día a día. Consecuencia: nuestra planificación desaparece, empezamos a improvisar y caemos en la multitarea.

Debemos conocer como nos afecta nuestro entorno para poder acotarlo.  Para evitar que nos afecte negativamente.  Para ello debemos aprender una cosa muy sencilla y fundamental, pero que nos cuesta terriblemente ponerla en práctica,  y sencillamente es decir “no”. No es un “no” definitivo, es simplemente “ahora no”.

¿Por qué en cuanto suena el teléfono lo tenemos que coger?, ¿por qué en cuanto recibimos un aviso de que nos ha entrado un correo electrónico, corremos a mirar que nos ha llegado?, ¿por qué en cuanto alguien nos viene con una petición, tratamos cortésmente de solventarla?, ¿Qué pasa con las redes sociales y sus notificaciones?, ¿Qué pasa en cuanto nos metemos en internet?…

Si nos fijamos, todo esto no son más que hábitos poco productivos. Actuar y cambiar a nuestro favor el ambiente que nos rodea, facilitará la fluidez y eficacia en la ejecución de nuestras tareas. Nos ayudará a evitar estas y otras distracciones. Hay un montón de técnicas sencillas para ello, lo  importante es identificar que nos pasa y como nos afecta en nuestro día a día. Habremos dado el primer paso para cerrar esa caja de Pandora, en que se puede convertir nuestro entorno.

Debemos ser conscientes de que si no vigilamos estos cuatro pilares y no nos apoyamos en ellos a la hora de trabajar, nuestra productividad se verá resentida y será muy fácil caer en la mediocridad, la multitarea, la procrastinación y en la falta de calidad.

 

José Ignacio Azkue

 

 

4 comentarios
  1. José maría Plasencia
    José maría Plasencia Dice:

    Efectivamente, es necesario simplificar las tareas, desglosar su dificultad para simplificar su enfoque y resolución. Dedicar un tiempo a un breve proceso de simplificación y ordenación nos facilitará el desarrollo de la globalidad de nuestro objetivo.

    Por otra parte si controlamos nuestro entorno, priorizar nuestras tareas es fundamental para una buena gestión y un correcto cumplimiento de objetivos. Distingamos lo importtnate de lo urgente

    Responder
    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Gracias José María por el comentario. Cuando una persona adapta el hábito de filetear sus trabajos en tareas más simples o sencillas, es mucho más fácil hacer las cosas. Tenemos que tener en cuanto que al final el HACER, es lo que nos lleva a la productividad.
      Ademas es más fácil lograr controlar nuestro entorno ya que nos veremos menos tentados a hacer cosas mas triviales y que nos aportan poco.
      José Ignacio

      Responder
  2. Susana Isabel Fernández Capittini
    Susana Isabel Fernández Capittini Dice:

    Genial José Ignacio, es un compendio perfecto de todos los consejos que has ido publicando para mejorar la productividad.

    Tus palabras me han traído a la mente el siguiente dicho, tan preciso al momento de resumir una idea:

    “Nadie llega a la cima sin antes haber estado abajo”.

    Resumiendo, lo fundamental es marcarse metas específicas y alcanzables, lo que requiere un profundo conocimiento de nuestras
    aptitudes y actitudes.

    Gracias por tus artículos, siempre tan ricos y que nos ayudan a reflexionar y a enriquecer nuestros conocimientos.

    Un saludo, Susana

    Responder
    • Depro consultores
      Depro consultores Dice:

      Gracias Isabel. Lo importante es la perspectiva. Si se donde esta la cima buscaré el camino que me lleve a ella. El problema radica cuando no se que quiero ir a la cima. Entonces todo me da igual, si es así por mucha aptitud y actitud que tenga no lograre nada. Una vez aclarada la perspectiva. la actitud y la aptitud ayudan.
      Un saludo y gracias por tu aportación.

      José Ignacio

      Responder

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *